Gestionnaire de l'école doctorale Mathématiques et Informatique F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Code postal : 33400
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’université de Bordeaux fonde la qualité de ses diplômes sur des programmes de formation inspirés par une recherche au meilleur niveau et un apprentissage centré sur l’acquisition de compétences. Elle s’applique à rendre l’étudiant acteur de sa réussite et de son futur, en lui procurant des opportunités diversifiées d'apprentissage. Elle mène une stratégie de formation où enseignants et étudiants sont engagés à imaginer ensemble de nouvelles approches pédagogiques, en prenant appui sur un environnement diversifié. 

L’école doctorale Mathématiques et informatique est composée de 220  doctorants,  d’un conseil de 24 membres, d’un directeur et de 2 directeurs adjoints.


C’est une école doctorale disciplinaire qui délivre 3 spécialités de doctorat pour une moyenne de 60 soutenances. Elle est associée à l’INP de Bordeaux, et à Inria Bordeaux-SUD OUEST. Les structures de recherche rattachées à l'EDMI sont : Institut de Mathématiques de Bordeaux (IMB), Laboratoire Bordelais de Recherche en Informatique (LaBRI), ESTIA Recherche, et les équipes Computational Biology and Bioinformatics (IBGC) et Computer Graphics and Optics (LP2N).


Elle fait partie des 8 écoles doctorales qui composent le collège des écoles doctorales : https://college-doctoral.u-bordeaux.fr/Le-college/Les-ecoles-doctorales/ED-Mathematiques-et-Informatique
Créé en octobre 2016, le collège des écoles doctorales élabore une stratégie de développement et de promotion du doctorat de l’Université de Bordeaux en partenariat avec les 8 écoles doctorales, les 4 collèges de formation et les 11 départements de recherche. Il met en œuvre les actions en lien avec cette stratégie et à ces fins assure des missions par ses propres moyens (offre de services aux doctorants, répartition des moyens, des contrats doctoraux …) ou en appui avec d’autres pôles de l’établissement (FIPVU, RIPI, RHDS …).


https://college-doctoral.u-bordeaux.fr

Poste

Missions :

Au sein de l’école doctorale mathématiques et informatique, le (ou la) gestionnaire aura un rôle majeur dans la mise en œuvre et le développement des activités. Il (ou elle) coordonnera un ensemble de services à destination des doctorants/docteurs, des directeurs de thèses et des unités de recherche. Il (ou elle) aura en charge l’accueil et l’animation de l’école doctorale. Il (ou elle) participera à la promotion du doctorat de l’université en interaction avec le collège des écoles doctorales.

Descriptif des missions:
 

  • Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière (plus particulièrement les inscriptions pédagogiques, demandes HDR/ADT)
  • Organiser les activités de l’école doctorale : animation, évaluation, enquêtes (SIREDO), concours de l'EDMI, comités de suivi, rédaction du rapport d'activités
  • Mise en place de l'offre de formation disciplinaire (appel à proposition, calendrier, matériel, ADUM, e-vacataire,...)
  • Accueillir, informer et orienter les doctorants de l'ED, les directeurs de thèses, les unités, les partenaires internes et externes de l’école doctorale
  • Organiser les réunions du conseil et du bureau ainsi que du Directeur et des directeurs adjoints, rédaction des comptes rendus,
  • Participer aux événements de l’école doctorale (rentrée, journée de l'EDMI, réunions d'information,...) et à la réalisation de supports de communication
  • Gérer les agendas et contrôler les échéances (dates limites des appels, des dépôts de dossiers, etc.)
  • Edition et mise à jour des pages web
  • Participer aux projets transverses du CED : réunions, rentrée, cérémonies, événements sur la promotion du doctorat, groupes de travail …
  • Participer au réseau des gestionnaires des écoles doctorales : réunions, amélioration continue des outils, des pratiques …
  • Déployer et améliorer, en relation avec le collège des écoles doctorales, le système d’information ADUM. Participer au réseau national : réunions mensuelles (en distanciel) et colloque annuel (en présentiel).


Le cas échéant : 

  • Réaliser les opérations de gestion courante administrative et financière
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
  • Relancer les interlocuteurs internes ou externes
  • Réceptionner, enregistrer et diffuser le courrier
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports...), les reproduire et les diffuser
  • Gérer les aspects logistiques de l’école doctorale : locaux, matériels, fournitures...

Le (ou la) gestionnaire de l’école doctorale sera placé sous l’autorité hiérarchique de la RAF du collège des écoles des doctorales et fonctionnelle du directeur de l'école doctorale.

Profil

Savoirs :

  • De l’enseignement supérieur
  • De langue(s) étrangère (s) : anglais niveau intermédiaire si possible (EDMI accueille environ 40% de doctorants étrangers)
  • Des techniques d’élaboration de documents
  • Des techniques d’accueil téléphonique et physique
  • Des techniques de communication
  • De la culture internet


Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Accueillir les populations concernées : doctorants, docteurs, directeurs des écoles doctorales, directeurs de thèses …
  • Rédiger des rapports
  • Savoir rendre compte
  • Travailler à distance en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (par exemple ADUM)
  • Utiliser les outils bureautiques


Savoir-être :

  • Aptitude à hiérarchiser les différentes phases d'un projet
  • Savoir planifier les activités en tenant compte des priorités et des échéances
  • Faire preuve d'une certaine disponibilité, adaptabilité et autonomie dans l'organisation du travail
  • Nécessité de fortes qualités relationnelles, d'écoute et de discrétion
  • Bonne capacité d'analyse et de synthèse
  • Gérer la confidentialité des informations

Informations
employeur

Poste prioritaire aux agents titulaire de la fonction publique

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 10 septembre 2021 à :

recrutement@u-bordeaux.fr

Rémunération
Selon grille indiciaire en vigueur + IFSE socle

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Domaine/Métier : Responsable d’établissement d’enseignement supérieur et de recherche, Responsable de direction d’un établissement d’éducation et de formation, Inspecteur de l’enseignement primaire, Inspecteur de l’enseignement secondaire, Enseignant du primaire, Enseignant du secondaire, Enseignant dans le supérieur, Responsable de l’accompagnement des élèves, des étudiants et des apprentis, Assistant éducatif, Concepteur-organisateur d’actions de formation continue, Formateur d’adultes, Chargé de l’entraînement de sportifs de haut niveau
Localité : Gironde