Gestionnaire de l’application de scolarité Apogée h/f

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 09/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Gestionnaire de l’application de scolarité Apogée

Métier ou emploi type* : J4A41
* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE
Fiche descriptive du poste
Catégorie : B
Corps : Secrétaire administratif (SAENES) / Technicien (ITRF – BAP J)
BAP : J
Affectation
Administrative : Université Paris-Saclay, Direction de la formation et de la réussite
Géographique : 91- Orsay


Missions
Environnement et contexte de travail :
La Direction en charge de la Formation est un service d’appui de l’Université rattaché à la direction générale des services. La direction est articulée autour de 6 pôles : Pilotage de l’Offre de formation et gestion de la Scolarité / Pilotage de la Formation Professionnelle/ Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle / Orientation et construction du parcours / Insertion Professionnelle Partenariat Alumni / Entrepreneuriat Etudiant.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Missions principales
▪    Participer à l’activité globale du pôle ;
▪    Participer au paramétrage fonctionnel de l’application pour modéliser les diplômes, préparer la campagne d’inscription administrative et pédagogique en présentiel et à distance ;
▪    Organiser, qualifier et gérer les données servant au paramétrage ;
▪    Participer au pilotage de la fiabilisation des données en lien avec les scolarités des composantes ;
▪    Mener l’assistance utilisateur aux gestionnaires et proposer des formations.
▪    Gérer les boîtes mails d’assistance mis en place pour les étudiants pour Apogée et l’outil de candidature Ecandidat
▪    Produire et diffuser des supports d’aide à l’utilisation à destination des gestionnaires et des usagers ;
▪    Tester les nouvelles versions de l’application et des outils associés (Inscription administrative et pédagogique en ligne, Dépôt des pièces justificatives en ligne, Saisie des notes en ligne, outil de candidature Ecandidat …)
▪    Animer le réseau de scolarité sur l’application Apogée ;
▪    Réaliser la veille technique et réglementaire et la diffuser en lien avec le pilotage de l’offre de formation ;
▪    Participer aux activités globales du pôle et notamment le soutien à l’activité sur les autres outils de scolarité de la Direction.

Activités :
▪    Effectuer les paramétrages et les tests dans les différents domaines de l’application (référentiel, structures des enseignements, modalités de contrôle des connaissances, règles de calcul, maquettes des relevés de notes et procès-verbaux, inscription administrative et pédagogique, …) ;
▪    Contrôler et mettre à jour régulièrement les données saisies dans l’application ;
▪    Valider les maquettes de diplôme et participer à la codification des diplômes ;
▪    Contrôler la qualité et la cohérence des données saisies dans les applications ;
▪    Assister les différents utilisateurs. Se déplacer éventuellement dans les composantes ou les services.
▪    Organiser et dispenser des formations ainsi que le suivi individualisé des utilisateurs ;
▪    Concevoir des guides ou des notices à destination des utilisateurs et des usagers ;
▪    Participer aux remontées SISE et aux corrections des anomalies SISE ;
▪    Participer aux réflexions d’évolution des outils.

Profil

Compétences attendues
Connaissance, savoir :

-    Connaître l’organisation de l’offre de formation universitaire ;
-    Maîtriser l’application Apogée souhaitée ;
-    Maîtriser les outils bureautiques, notamment Excel ;
-    Savoir s’adapter à tous les niveaux de compétences des utilisateurs et transmission des connaissances ;
-    Savoir concevoir des procédures et des systèmes adaptés aux besoins ;
-    Maîtriser la réglementation ;
-    S’intégrer dans un réseau ;
-    Savoir rendre compte régulièrement aux supérieurs hiérarchiques de l’état d’avancement des activités ;
-    Etre capable de communiquer et de conduire une relation avec les différents services ;
-    Connaitre l’organisation de l’université et du fonctionnement des UFR et instituts (procédures et règles de scolarité).

Savoir-faire :
-    Savoir rendre compte ;
-    Être capable de faire une veille réglementaire et de la rendre opérationnelle;
-    Avoir un attrait pour la gestion administrative ;
-    Etre capable d’entretenir un réseau ;
-    Informer et rendre compte ;  
-    Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;  
-    Planifier son activité ;
-    Travailler en équipe ;
-    Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office) ;  
-    Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l’activité ;  
-    Etablir des rapports.
________________________________________
Savoir-être :
-    Rigueur et méthodologie ;
-    Autonomie et capacité à travailler en équipe ;
-    Gestion des urgences et des priorités ;
-    Capacités d’initiative et d’adaptation ;
-    Rigueur et méthodologie ;
-    Goût pour l’utilisation approfondie de logiciels ;
-    Respect du secret professionnel

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Astreintes éventuelles

Encadrement : NON                                       Nb agents encadrés par catégorie : …

Conduite de projet : OUI

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à

nathalie.hatton-asensi@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature : 31 aout 2020

Date de prise de fonction souhaitée: 1er septembre 2020

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Localité : Essonne