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Gestionnaire administratif/ve H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 27/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Poste

Missions :

Fonction : Gestionnaire administratif/ve

Métier ou emploi type* : JSX41 - Adjoint-e en gestion administrative

* REME, REFERENS, BIBLIOPHILE

Fiche descriptive du poste

Catégorie : C

Corps : ITRF ou ATSS – ATRF ou ADJENES

BAP : J

SUSCEPTIBLE D’ETRE VACANT

Affectation

Administrative : Université Paris-Saclay - UFR de Pharmacie  -  Service Technique Immobilier

Géographique : Châtenay-Malabry (92)-Délocalisation du site de l'UFR Pharmacie sur le Plateau de Saclay prévue courant 2022

Missions

Mission du service et positionnement hiérarchique :

La vocation du Service Technique Immobilier est :

- de répondre aux demandes et aux besoins des différents laboratoires et des services de la Faculté en matière de travaux d'entretien, de maintenance et de réparation immobilière.

- d'améliorer et d'assurer le bon fonctionnement des bâtiments (en eau, gaz, électricité, .... ) et de maintenir en bon état l'existant en pratiquant une maintenance préventive et curative.

- de suivre les chantiers tous corps d'état tant sur le plan technique, qu'administratif et financier.

Le/la gestionnaire administratif/ve est placé(e) sous l’autorité du responsable du service technique et immobilier.

Missions principales :

L'adjoint en gestion administrative assure le secrétariat et l'assistance administrative du responsable de service.

Il organise et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif, organisationnel et financier du Service Technique Immobilier.

L'agent exécute la gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité.

Profil

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

1 Secrétariat

-   aide au standard téléphonique et prise de rendez-vous

-   accueillir, contrôler et renseigner les visiteurs

-   traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

-   réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du service technique

-   recueillir, enregistrer et répartir le courrier pour les différentes personnes du service

-   saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, ... ), les reproduire et les diffuser

-   informer, de manière systématique, le responsable du service des problèmes rencontrés

-   classer et archiver les documents d'études et de travaux

-   effectuer le rangement et l'archivage des dossiers administratifs (MAPA, déclaration de travaux, dossier de consultation, dossier de sécurité incendie, ... )

-   assurer la conservation et l'actualisation des dossiers techniques : les ouvrages exécutés (DOE), les dossiers d'interventions ultérieures sur l'ouvrage, le dossier technique amiante, etc

-   traiter et transmettre selon le degré d'urgence, les interventions de dépannage sur logiciel dédié.

 2 Administratif

- mettre en œuvre des procédures de gestion administrative et les suivre grâce aux outils informatiques

- alimenter et mettre à jour les bases de données et les tableaux de bord dédiés à la gestion administrative et financière

- assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques

- mettre à jour des tableaux d'horaires des agents et recueil des congés du service

- mettre à jour des différents logiciels de gestion de clés, répertoire des fournisseurs

- récolter les informations des différents compteurs d'énergie (eau, EDF, GDF) sur la faculté

- suivre les enquêtes de consommations énergétiques et des surfaces des locaux

- mettre à jour les plans des bâtiments selon les modifications apportées par les travaux

- mise en ligne des Marchés A Procédures Adaptées (MAPA)

- récupérer les bons d'intervention des sociétés extérieures

- suivre et mettre à jour le planning des chantiers en cours

3 Financier

- effectuer des propositions de commande, centraliser les données financières, procéder à leur enregistrement et à leur envoi

- contrôler les opérations d'engagement (imputation des dépenses, disponibilité des crédits, validité des créances)

- travailler en concertation avec le service financier

- faire les propositions d'engagement des prestations internes pour le service technique

- établir des états périodiques de la trésorerie des différents comptes du service et détecter tout risque de déséquilibre

- suivre les facturations : validité par rapport au marché passé, les faire mandater par le service financier ou rejeter par courrier au demandeur

- régler les situations de litige avec les interlocuteurs externes ou internes (service financier, fournisseurs, entreprises)

- rendre compte systématiquement de l'état d'avancement des dossiers.

Savoir-faire :

- maîtriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion comptable et financière (word, excel, access, ... )

- savoir analyser des données comptables

- connaître les techniques et les règles particulières de classement et d'archivage

- connaître les règles de base des procédures en marchés publics

- savoir mettre en concurrence des sociétés (MAPA) et rédiger des annonces au travers de la plate-forme WEB

- connaître les principes de base sur le statut de la fonction publique

- connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement

- savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples

- savoir faire face aux situations d'urgence

- savoir identifier et appliquer les procédures administratives

- savoir organiser et planifier ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances. -

Savoir-être :

- aptitude à travailler en équipe

- capacité d'adaptation

- sens du service public et conscience professionnelle

- sens des responsabilités

- rigueur et efficacité (organisation, respect des délais, des normes et des procédures ... )

- sens du contact

- sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

- discrétion et savoir gérer la confidentialité des informations et données du service

- maitrise de soi.

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, NBI, PFI, etc…) : Néant

Encadrement : Non                                                    

Conduite de projet : Non

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation à :Mme Sylvie ETIEMBLE, Déléguée de la Directrice Générale des Services

Par Courriel : ddgs.pharmacie@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature :  6 septembre 2020

Date de prise de fonction : courant septembre