Gestionnaire administratif(ve) et financier(e ) H/F

UNIVERSITE PARIS SACLAY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Essonne
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/09/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Poste

Missions :

Fiche descriptive du poste 
Catégorie :  B
Corps : Tech
BAP : J

Affectation
Administrative : UFR Sciences – Département de Biologie
Géographique : Orsay –  Département de Biologie 

Missions

Le Département de Biologie de la Faculté des Sciences d’Orsay intervient sur un périmètre de 12 laboratoires, 236 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs et 520 ITA-IATSS. Son budget annuel est 800 k€ de crédits récurrents et/ou de taxe d’apprentissage et 50k€ euros de crédits d’appels à projets. Il comprend en propre 36 agents (personnels techniques ou administratif). 
Il organise la recherche et l’enseignement autour de cinq axes majeurs : l’étude des macromolécules et fonctions cellulaires, la biologie des micro-organismes, la biologie cellulaire et le développement, la biologie et physiologie des plantes et la biodiversité et l’écologie.
A cela s’ajoutent deux thèmes transversaux, les neurosciences, ainsi que la biologie des systèmes et les interfaces physique-chimie-biologie. Cela inclut notamment les questions, liées à l’environnement, qui sont, par essence, pluridisciplinaires.


L’agent recruté sera en charge d’assister sa direction dans l’ensemble des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du département. 
Placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur de département, l’agent travaillera au quotidien avec l’ensemble des membres du département et en particulier le bureau de direction et les gestionnaires de formation. Il aura également des relations étroites avec l’ensemble des services techniques et administratifs de l’UFR des sciences


Activités principales de l’agent :

Volet financier : 
Elaborer et préparer les demandes d’achats et effectuer les contrôles règlementaires de l’achat. 
Préparer et suivre le budget du département en lien avec l’équipe de direction et les services financiers de l‘UFR. 
Assurer de manière transitoire la saisie des commandes dans le progiciel de gestion SIFAC. 
Elaborer, proposer et suivre les tableaux de bord financiers à destination de la direction. 
Préparer les ordres de missions des enseignants.
Etablir des bilans financiers et des prévisions budgétaires et les présenter en conseil de département.

Volet RH : 
Gérer les heures complémentaires des enseignants : vérifier la complétude et l’éligibilité des dossiers qui lui sont apportés par les gestionnaires et les transmettre au service RH. 
Recevoir et constituer les dossiers de recrutement du personnel vacataire. 
Gérer les dossiers du personnel permanent du département : accueil, gestion d’absence et des congés, annuaire, gestion des campagnes d’entretien annuels ou d’avancement pour les fonctionnaires.

Volet Juridique 
Suivre et gérer les conventions de formation inter établissement et conventions financières de reversement avec les établissements (suivi du circuit de signature, relance, tableau de bord)
Suivi des conseils du département : préparation des ordres du jour, convocations, compte rendus, relevés de décision. 
Assurer la vérification  et le contrôle administratifs de l’ensemble des conventions et appels à projet du département.
S'informer, suivre et appliquer l'évolution de la réglementation de l’université dans son domaine d'activité.

Volet pilotage organisationnel 
L’agent sera le point d’entrée et assistera la direction du département dans toutes ses missions administratives (gestion des mails, courriers, accueil téléphonique ou physique des visiteurs). 
Il sera un appui auprès de l’ensemble du bureau du département afin de décharger et d’appuyer au quotidien la direction dans toutes les tâches administratives (circulation de l’information, soutien logistique, organisation de colloques ou manifestations, demandes d'informations des autres services et de l'extérieur etc…). 

Profil

Compétences attendues
Connaissances, savoirs :  

•    Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
•    Connaissances budgétaires générales
•    Connaissance générale de la réglementation financière et comptable applicable aux établissements d’enseignement supérieur
•    Connaissance générale en droit public, droit des contrats, droit de la propriété intellectuelle serait un plus
•    Connaissance générale du statut des fonctionnaires serait un plus

Compétences opérationnelles
•    Technique d’analyse des données comptables et financières
•    Savoir réaliser des synthèses 
•    Savoir rédiger des rapports ou des documents

Savoir-être : 

  • Rigueur / Fiabilité / Confidentialité
  • Réactivité
  • Excellent relationnel
  • Polyvalence
  • Capacité d’adaptation

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) : non
De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.
Encadrement : NON                                         Nb agents encadrés par catégorie : 0
Conduite de projet : NON
 

Informations
employeur

Merci de faire parvenir CV et lettre de motivation par mail à : olivier.lespinet@universite-paris-saclay.fr
Et 
Catherine.dreux@universite-paris-saclay.fr

Date limite de candidature :15/10/2020
Date de prise de fonction : dès que possible
 

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Directeur financier, Contrôleur de gestion, Responsable de gestion budgétaire et financière, Responsable de gestion comptable, Assistant comptable et budgétaire, Coordonnateur budgétaire, Agent de gestion financière, budgétaire ou comptable
Localité : Essonne