Gestionnaire administratif, pédagogique, technique et logistique F/H

Le Service Général de la Formation Initiale (SGFI) fédère les activités transversales de la Faculté des Sciences et Ingénierie (FSI) de Sorbonne Université.

Le Département des Langues est un département de formation et d’enseignement. Il met ses équipes d'enseignants à la disposition de tous les étudiants de la Faculté des Sciences & Ingénierie (> à 10 000 étudiants) afin de les aider à progresser en anglais tout au long de leur cursus à l'université. Des enseignements dans d’autres langues étrangères sont également dispensés (espagnol, allemand, chinois, russe) ainsi qu’en français (technique d’expression et de communication en français pour les étudiants francophones, français langue étrangère pour les étudiants étrangers).L’équipe administrative assure d’une part la gestion administrative et pédagogique de ces enseignements en langues pour l’ensemble des formations et des cursus (licences, masters, doctorats) des disciplines scientifiques enseignées à l’université, propose d’autre part des certifications CLES en anglais, allemand, espagnol. Elle assure en outre la gestion organisationnelle, logistique et financière du département.

Localisation (Direction/service) : Département des langues

4 place Jussieu 75005 Paris

• Fonctions : Gestionnaire pédagogique
• Emploi-type : Technicien en gestion administrative (J4C42)
• Catégorie : B
• Corps : Tech
• BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

Gestion pédagogique des étudiant-es inscrits dans les UE d’anglais

Activités principales :

• Accueillir, informer et orienter les usagers et usagères du département (étudiant-es, enseignant-es)
• Assister les responsables d’UE et des emplois du temps dans la coordination de la gestion pédagogique (notamment transmission des effectifs par filière et créneau)
• Recenser et examiner les plannings d’enseignement des filières scientifiques, les bases de données des listes d’étudiants
• Constituer les groupes de TD par filière en fonction des effectifs et de leurs résultats au test de positionnement
• Transmettre les listes des groupes aux enseignant-es du DL pour le suivi de l’assiduité des étudiant-es et également aux départements de formation
• Actualiser les groupes de TD compte tenu des inscriptions tardives, des changements de créneaux de TP des étudiant-es, des places disponibles
• Recenser les étudiant-es en situation de handicap, informer les enseignant-es des aménagements spécifiques
• Importer les groupes de TD dans Moodle et paramétrer les restrictions d’accès aux cours pour les étudiant-es et enseignant-es de chaque coordination gérée
• Organiser les sessions d’examens (1ère et 2nde sessions) : Élaborer les procès-verbaux d’examens, les listes d’émargement
• Recenser les notes de contrôles continu et celles des tests communs
• Saisir les notes des épreuves finales dans la base de données ;
• Importer et/ou saisir ces notes dans APOGEE, les transmettre en parallèle aux DPF
• Organiser la consultation de copies (selon le contexte sanitaire) en lien avec les responsables des UE d’anglais
• Recenser les dates de rendu des notes, les calendriers des dates, horaires et lieu de délibération des jurys pour chacune des filières scientifiques
• Organiser l’archivage des copies d’examen

Conditions particulières d'exercice : Le département des langues ferme entre fin juillet et fin août. Les congés des personnels sont posés de préférence en dehors des pics d’activités.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des techniques  de gestion administrative
• Réglementation sur les modalités des connaissances et des compétences en licence et master

Savoir-faire :

• Gestion des bases de données sous Excel : tableaux croisés dynamiques, synchronisation des données, statistiques
• Maitrise de l’application APOGEE et des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Aptitude à suivre des dossiers
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Utiliser les techniques de communication écrites et orales (messagerie, etc…)
• Capacité à restituer et à transmettre l’information écrite et orale

Savoir-être :

• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation