Gestionnaire Administratif F/H

Située au cœur du triangle Montpellier-Toulouse-Barcelone, les Pyrénées-Orientales sont pourvues d’une façade maritime sur la Méditerranée et sont cernées de plusieurs massifs montagneux, ce qui offre une diversité remarquable de milieux naturels et de paysages et en fait la 7eme destination touristique française.

Le département des Pyrénées-Orientales compte de nombreux atouts: Carrefour d’échanges entre le Nord et le Sud, il a très tôt développé une importante activité liée au commerce, aux transports et à la logistique entre la péninsule ibérique, le bassin méditerranéen et le reste de l’Europe. Doté de différentes infrastructures, il vise un développement harmonieux, durable et équitable. Le conseil départemental des Pyrénées-Orientales est présidé par Hermeline Malherbe depuis le 21 novembre 2010 et siège à Perpignan.

Avec plus de 2500 agents et près de 200 métiers, la collectivité territoriale œuvre chaque jour au service des 480 000 habitants.

LE DÉPARTEMENT DES PYRÉNÉES-ORIENTALES RECRUTE

Un·e Gestionnaire Administratif·tive F/H (catégorie C/filière administrative) au Pôle Territoires et Mobilités/Service Transversal Développement Durable et à la Direction Eau Environnement.

Affecté.e au Service Transversal Développement Durable, le·la gestionnaire administratif.ve et financier.ère partage son temps de travail avec la Direction Eau Environnement, à quotité égale (respectivement 50%). Rattaché·e hiérarchiquement au Responsable du Service Transversal Développement Durable et à la Directrice Eau Environnement, l’agent·e retenu·e assurera les missions suivantes :

• Activités de secrétariat (Service Transversal Développement durable et Direction Eau et Environnement) :
  • Accueil téléphonique et physique ;
  • Correspondant·e courrier (Kolok) pour la Direction Eau Environnement, le Service Transversal Développement Durable et le Service des Sites Naturels ;
  • Suivi de l’ensemble des parapheurs et notes ;
  • Correspondant·e pour le suivi des délibérations (Webdélib) ;
  • Coordination des contributions à différents rapports (Rapport Développement durable, Rapport d’activité des services, rapport des actions de prévention, contrats EPCI / CD…) ;
  • Classement et archivage des dossiers papier et numériques, photocopies, scan… ;
  • Mise à jour et actualisation régulière des différents listings ;
  • De manière générale, participation au bon fonctionnement de la Direction Eau Environnement et du Service Transversal Développement Durable en assurant des missions de veille et d’alerte ainsi que des missions de coordination, des tâches administratives, des fonctions de suivi et d’organisation.
• Activités Ressources Humaines et Moyens Généraux des agents du Service Transversal Développement Durable et des encadrants de la Direction Eau Environnement en lien avec le service Administration, Ressources Humaines :
  • Correspondant·e du suivi de la gestion du temps de travail (Chronogestor) ;
  • Correspondant·e Ressources Humaines ;
  • Aide à l’organisation des réunions : réunions de Direction/Service, aide à la préparation et organisation des journées de Direction ;
  • Logistique et commande des moyens généraux.
• Gestion administrative du budget du Service Transversal Développement Durable en lien avec le Service Administration et Finance (SAFI) du Pôle :
  • Correspondant·e financier.ère, suivi d’exécution budgétaire et virements de crédits ;
  • Participation aux réunions de coordination SAFI et à la formalisation des procédures ;
  • Préparation des objectifs budgétaires (OB) ;
  • Réalisation des commandes en relation étroite avec les services ressources ;
  • Gestion des aides aux tiers ;
  • Concernant la Direction Eau Environnement, appui en tant que de besoins sur les différentes demandes.
• Participation à la vie du Pôle et de l’Institution :
  • Participation à des actions collectives ;
  • Contribution sur des outils partagés : base de données de contacts, aide à l’organisation des dossiers sur serveur… ;
  • Suivi des échéances relatives aux sollicitations.

• Connaissances/Savoir faire :
  • Très bonnes connaissances du fonctionnement des Collectivités Territoriales et du Département en particulier ;
  • Très bonnes connaissances des procédures ;
  • Connaissance globale des acteurs du développement durable ;
  • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels financiers : Libre Office, Webdelib, Notilus, GTT-chronogestor, Parapheur VB, Pass66, PGAS, I-SEDIT, FIWEB2, I.parapheur…
• Savoir être :
  • Discrétion, rigueur ;
  • Forte réactivité, autonomie et sens de l’initiative ;
  • Capacité d’anticipation, d’organisation, de gestion du temps et tenue des délais ;
  • Capacité de hiérarchisation des priorités ;
  • Capacités de communication ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Sens du service et des responsabilités ;
  • Aptitudes relationnelles et rédactionnelles ;
  • Capacité à gérer son stress.
• Contraintes éventuelles :
  • Poste mutualisé entre le Service Transversal Développement Durable et la Direction Eau Environnement et répartition du temps de travail à quotité égale (50% chacun.e) ;
  • Nécessité d’une très bonne capacité d’adaptation et d’organisation du temps de travail compte tenu de la polyvalence du poste et de la nécessaire réactivité pour faire face aux demandes variées ;
• Grande capacité d’organisation pour assurer la coordination de l’ensemble des demandes et le respect des délais ;
• Participation à la vie du Service afin d'acquérir (de façon autonome) la connaissance des principaux dossiers et des opérations traitées et de pouvoir en assurer un suivi administratif et financier pertinent.

Relations fonctionnelles :

• En interne à la Direction Eau Environnement et au Service Transversal Développement Durable : avec les Responsables de Service, les chargés de missions et les secrétariats des autres services ;

• Au sein du Pôle Territoires et Mobilités : avec les autres services, en particulier le Service Administration et Finances et le Service Administration, Ressources Humaines du Pôle Territoires et Mobilités ;
• De manière spécifique avec les partenaires extérieurs (Région, Agence de l’Eau, Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie (ADEME), Direction Régionale de l’Environnement et du Logement (DREAL), Direction Départementale des Territoires et de la Mer (DDTM), Associations, Mairies…).