Gestionnaire administratif et pédagogique

Missions liées au poste
Assurer les tâches transversales à l'ensemble des formations de musique (Licence, Master), gestion pédagogique des étudiants de Master (Master mention Musique et parcours Education musicale et chant choral du Master MEEF) ainsi que celle des étudiants en « Licence de musique/DNSPM » dans le cadre de la convention passée entre l'université Paris 8 et le Pôle d'enseignement supérieur de la musique de Seine Saint Denis (« Pôle Sup' 93 »).
Accueil des étudiants et des enseignants.
Suivi des dossiers pédagogiques des étudiants, préparation des emplois du temps de licences et de master,
Réservation des salles spécifiques, aide à la gestion des stages, gestion du budget des heures complémentaires des chargés d'enseignement et suivi des dossiers de recrutement et de leur rémunération.
Affichage et mise en ligne des informations relatives aux fonctionnements et activités du Département (enseignements,journées d'étude, colloques, concerts, etc.)
Réalisation de la brochure d'information du Département (licence et master)
Gestion administrative quotidienne de la scolarité sur le logiciel APOGEE
Gestion du courrier et de la messagerie électronique du Département.
Activités principales
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
Classer et archiver les documents et informations
Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,...), les reproduire et les diffuser
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
Assurer et suivre la maintenance de premier niveau du parc de matériel et des installations.
Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

COMPÉTENCES
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes
- Notions de base du domaine concerné
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- S'exprimer oralement ou par écrit
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,..)
- Utiliser les outils bureautiques
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1 pour les
composantes disposant d'une structure relations internationales ou valorisation