Gestionnaire administratif et marchés publics (H/F)

La Direction de l’Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles. Elle accueille près de 33 000 enfants lyonnais scolarisés dans ses 207 écoles maternelles et élémentaires.
Le gestionnaire administratif et marchés publics intervient au sein du Service Administratif et financier de la Direction de l’Éducation et est placé sous la responsabilité de la responsable du service.
Il est référent· des marchés publics de la Direction de l’Éducation et accompagne les services sur leurs besoins en lien avec la commande publique, en interface avec les services de la direction et ceux de la commande publique.
Il viendra également en appui des agents du service afin d’assurer la continuité de service sur les périodes de forte activité ou en cas d’absence d’un agent (gestion des subventions, comptabilité, gestion administrative...). Il s’agit d’un poste polyvalent qui nécessitera de maîtriser les traitements récurrents du service et dont les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités de service.
Planification :
- Participer au recensement annuel des achats en lien avec l’ensemble des services de la Direction.
- Formaliser les fiches d’initialisation du besoin de l’ensemble des services de la direction.
- Planifier le calendrier des procédures au sein de la Direction

Instruction des consultations :
- Réaliser des benchmarks et animer des réunions de sourcing,
- Passer et suivre l’exécution des marchés inférieur à 40k€.
- Accompagner les chargés de projets et opérationnels au sein de la Direction de l’Education.
- Participer à la formalisation des pièces techniques et financières avec les services de la direction pour les MAPA.
- En lien avec la Direction de la Commande publique, formaliser les pièces techniques et financières avec les services de la direction pour les marchés formalisés (avec présentation des dossiers en CAO avec le porteur technique du projet).

Exécution administrative des marchés :
- Rédiger les actes administratifs en lien avec les marchés actifs (avenant, révision, certificat administratif, actualisation des tarifs publics, …)
- Suivre l’exécution des marchés.
- Suivre les attestations obligatoires tous les 6 mois pour les marchés dont la direction est direction gestionnaire (URSSAF, attestation fiscale, liste des salariés étrangers …).
- Recenser les problématiques d’exécution pour une démarche d’amélioration continue et remontée des blocages.
- Calculer les révisions de prix et veiller à leur diffusion.

Appui à la programmation du Projet Éducatif :
- Accompagner la mise en œuvre de la programmation des subventions.
- Fiabilisation des dossiers, création des tiers…
- Suivi du dispositif NEFLE (Notre École Faisons-là Ensemble).
- Mettre à jour et analyser les tableaux de suivi liés à l’activité.

Participer à l’activité du service :
- Venir en soutien de l’activité du service en fonction des périodes de pics d’activité.
- Participer à la continuité du service en cas d’absence d’un ou plusieurs agents.
- Identifier et gérer les demandes des services/usagers en fonction de leur degré d’urgence et organiser leur traitement, orientation vers interlocuteur compétent…)
- Etre en capacité de répondre aux demandes courantes des services de la direction (établissement d’une FEB, lien avec le Pôle comptable, certification de facture, transferts entre lignes de crédit, suivi de l’exécution budgétaire etc…)

La liste des activités n’est pas exhaustive est peut être amenée à évoluer en fonction des nécessités de service.

Savoir-faire :
- Travailler en mode projet
- Tenir à jour les tableaux de bord

Savoir-être :
- Autonomie et disponibilité
- Esprit d'équipe
- Qualiltés relationnelles