Gestionnaire administratif de département de formation F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • https://sciences.sorbonne-universite.fr

Présentation de la composante :

L'UFR Sciences de la Vie est une composante de la faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. Elle compte 260 enseignants-chercheurs, 350 chercheurs, 510 personnels administratifs et techniques, et accueille 2300 étudiants.

L’UFR Sciences de la Vie regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.

Plusieurs centres de recherche et laboratoires sont associés à l’UFR Sciences de la vie : Institut de Biologie Paris-Seine, Centre de Recherche des Cordeliers, Institut du Fer à Moulin, laboratoires de l’Institut de Biologie Physico-Chimique et de l’Institut Curie.

Présentation de la structure :

L’agent évolue au sein du secrétariat du Master Biologie Moléculaire et Cellulaire (BMC) qui accueille environ 500 étudiants par an. Le secrétariat se compose d’une responsable administrative et de 5 gestionnaires pédagogiques et administratif-ve-s dont deux gestionnaires mutualisé-e-s avec le master Biologie Intégrative et Physiologie.

Localisation :

Master BMC - Campus Pierre et Marie Curie, Bâtiment C- bureau 106, 4 place Jussieu 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de département de formation

Emploi-type : J4C42 – Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B

Corps : TECHNICIEN-NE DE RECHERCHE ET FORMATION

BAP : J – Gestion et pilotage

Mission :

Le/la gestionnaire administratif-ve gère, en 2ème année du master, le secrétariat pédagogique des parcours types « Immunologie » (4 thématiques, environ 60 étudiants) et « Microbiologie » (4 thématiques, environ 50 étudiants).

Il/elle a également en charge la gestion de la scolarité sur APOGEE ainsi que des fichiers de notes des unités d’enseignement de M1 et de M2 (43 UE dont les effectifs vont de 15 à 150 étudiants). L’agent établit les procès-verbaux de diplômes pour les parcours types de M2 dont il/elle a la charge.

Il/elle participe également à la mise en place d’une démarche qualité au sein du département par la formalisation des processus et la capitalisation des bonnes pratiques de gestion sur son périmètre d’activité.

Activités principales :

Gestion administrative des étudiants

• Accueillir, informer et orienter les étudiants
• Prendre en charge la gestion administrative des dossiers de candidature en M2
• Organiser les auditions d’admission du parcours type et recenser et enregistrer les choix d’orientation des étudiants
• Gérer les inscriptions administratives et les inscriptions pédagogiques des étudiants de la mention
• Participer à l’élaboration des plannings des unités d’enseignement (UE)
• Alimenter les outils de travail collaboratif (tableau de suivi Excel, base de données Sharepoint, plateforme Moodle, etc.)
• Mettre en forme et éditer les supports pédagogiques et les sujets d’examens
• Organiser les examens, les révisions et les consultations des copies des UE
• Assurer la gestion des stages (recensement des offres de stage, gestion des conventions, …)
• Planifier les soutenances de stages pour le parcours type ainsi que les stages M1
• Saisir dans APOGEE les notes des étudiants inscrits pour chacune des unités d’enseignement (UE) de M1 et de M2
• Éditer et vérifier l'ensemble des procès-verbaux pour les 2 sessions d’examen semestrielles
• Éditer les procès-verbaux de diplôme pour les étudiants de M2
• Éditer les relevés de notes et les attestations de réussite
• Diffuser les informations et assurer les échanges avec les étudiants par e-mails et par téléphone
• Collaborer avec les différents services de l’université

Démarche qualité

• Assurer la continuité de service avec les autres gestionnaires administratifs-ves du service en cas d’absence
• Participer aux réunions d'enseignement du parcours type
• Classer et archiver les documents pédagogiques
• Développer et tenir à jour les bases de données relatives à l’activité
• Établir les classements des étudiants par UE et par parcours de M2
• Appliquer et développer les procédures du service
• Être force de proposition dans l’amélioration des outils de gestion

Conduite de projets :   Non

Encadrement :    Non

Conditions particulières d'exercice :

• Contraintes horaires lors des périodes d'examens, périodes de congés imposées pendant les arrêts des enseignements.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des techniques et des procédures de gestion administrative et connaissance approfondie de la gestion pédagogique

Savoir-faire :

• Utiliser la messagerie électronique et des outils informatiques de partage de document (Moodle, Sharepoint, Drop)
• Posséder une bonne qualité rédactionnelle
• Utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel) et spécialisé (APOGEE)
• Planifier son travail et gérer les priorités
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Proposer des améliorations
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Sens du service public