Gestionnaire accueil citoyen - Expert famille H/F

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

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Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier famille de niveau 3.

L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et l’accompagnement des usagers dans l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales mais également l’instruction et la gestion de leur dossier dans le logiciel métier et depuis l’Espace Citoyen.

Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.

Gestion accueil citoyen de niveau 2 :

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)

Gestion de la GRC :

• Démarches familles
• Démarches citoyennes

Affaires générales :

• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques

Etat civil :

•       Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes

Famille :

• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.

Affaires militaires

• Recevoir et instruire les recensements citoyens

Expert métier Famille de niveau 3 :

Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office

• Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager
• Traiter les dossiers administratifs et calculer le quotient familial
•  Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via l’Espace Citoyen
•  Suivi des scolarités en relation avec le service de la vie éducative et fermeture des activités périscolaires en fonction
• Traitement des demandes de réservations exceptionnelles
•  Gestion de l’activité des démarches familles réalisées en ligne ou au guichet
•  Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes
• Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles
• Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
•  Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable.
•   Accompagner les collègues et utilisateurs dans les fonctionnalités courantes
• Préparer et traiter les listes des futures campagnes d’inscription
• Mise en place des demandes de gardes alternées
•  Gestion de la boite mail fonctionnelle du guichet familles
• Gestion des campagnes de relance téléphonique de masse
• Gestion des dossiers réservés (contestation et cas particuliers) avec le service régie/facturation

Connaissances :