Directeur adjoint du SIARE F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

Fonctions : Directeur adjoint, directrice adjointe du SIARE
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J, J3E47

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir dès que possible.

Mission : Le directeur adjoint, la directrice adjointe gère tous les aspects administratifs et financiers des différentes unités du SIARE. Il, elle gère également l’activité des agent-es placé-es sous son autorité.

Activités principales :

• Élaborer le budget des différents services sous forme de tableaux de bords 
• Prendre en charge l’aspect financier et comptable (dépenses et recettes)
• Réaliser des actes comptables en lien avec l’agence comptable
• Assurer la gestion administrative et financière du service
• Réaliser les achats d’équipements et produits nécessaires au bon fonctionnement du service
• Proposer des améliorations de fonctionnement
• Animer et informer les agents sur tout sujet concernant leur activité ou leur carrière
• Participer à l’organisation de l’assemblée générale annuelle du service sous l’autorité du directeur ou de la directrice du SIARE

Le cas échéant autres activités du poste :

• Interagir avec les interlocuteurs internes et externes
• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
• Gérer les stocks de produits et matériels avec un logiciel adapté, et en réaliser un inventaire annuellement

Encadrement : OUI                                        

Nb agents encadrés par catégorie : 3 B - 1 C

Conditions particulières d'exercice :

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

• Maitriser les outils de gestion financière (SIFAC+, SAGE)
• Appliquer les règles et procédures financières et comptables
• Structurer l’organisation des services
• Animer les réunions d’équipes

Savoir-faire transversaux :

• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité