Coordinatrice administrative de la Direction des actions à la population H/F

Noisy-le-Grand, capitale économique de l’Est métropolitain

Noisy-le-Grand compte aujourd’hui près de 70 000 habitants répartis dans 17 quartiers historiques. Son vieux centre-ville briard cohabite avec un centre commercial régional  et un quartier d’affaires en pleine expansion. Noisy-le-Grand bénéficie d’une situation géographique et d’un cadre de vie privilégiés avec plus de 130 hectares d’espaces verts ouverts au public, auxquels s’ajoutent désormais les 280 hectares du bois Saint Martin acquis par la Ville et la Région Île-de-France en décembre 2020. Délimitée au nord par la Marne et au sud par le bois Saint-Martin, la ville est située aux portes de Paris, à 20 minutes du centre de la capitale en RER A ou E. Troisième pôle d’affaires de la région Île-de-France, Noisy-le-Grand compte environ 4 000 entreprises, dont près de 600 commerces de détail. Les sièges de plusieurs entreprises internationales y sont implantés.

Noisy-le-Grand offre des parcours scolaires riches et variés grâce, notamment, à son collège et à son lycée international et à sa proximité avec l’université Gustave Eiffel (anciennement Paris Est Marne-la-Vallée).

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des actions à la population,  vous assurez l’organisation permanente de la Direction.

Sous l’autorité fonctionnelle du Directeur :

• • Gérer l’agenda du Directeur et du Chef de service (organisation des réunions, des déplacements, téléphone…)
  • Gérer les fournitures de la Direction (suivi des stocks, gestion des commandes, classement, distribution)
  • Superviser la gestion des plannings et le temps de travail des agents
  • Préparer les documents de gestion administrative et financière de la Direction (bons de commande, suivi factures, préparation BP, BS, virements, suivi des demandes de la direction des ressources humaines)
  • Rédiger des projets de courriers, notes d’informations, comptes-rendus de réunion
  • Faciliter la transmission d’informations au sein de la Direction.
  • Gérer les statistiques nécessaires à l’activité du service population (élaboration de tableaux de bord et suivi/analyse des résultats/ bilan d’activité : revue des projets),
  • Assurer la logistique administrative et financière inhérente aux élections
  • Préparer et coordonner le recensement de la population.
  • Concourir au suivi des indicateurs du label QUALIVILLES pour la Commune.
  • Contribuer à la tenue de régies de recettes
  • Extraire et transmettre à la Direction de la communication les listes d’état civil (naissances, mariages, décès)
  • Concourir à l’ouverture et à la clôture des registres d’état civil

Connaissances et compétences

• Maitrise exigée des logiciels bureautiques sur des applications avancées (base de données, tableaux croisés dynamiques, présentation de documents) - CIRIL (élections et finances); ACROPOLYS, INCOVAR
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative en collectivité
• Maitrise de la gestion de plannings
• Comptabilité publique
• Capacités rédactionnelles - relecture (note, compte rendu)
• Environnement territorial : notions d’état civil et d’accueil des usagers, droit de la famille et électoral

Aptitudes

• Dynamisme, force de proposition, créativité
• Organisation, rigueur
• Adaptabilité, qualités relationnelles et sens du travail en équipe

Discrétion professionnelle et confidentialité