Coordinateur des pôles du service gestion financière F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Principalement située au cœur de Paris, elle dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Le poste est à pourvoir au sein du Service de la gestion RH, logistique et financière (SGRHLF) de la Direction Générale des Services Adjointe (DGSA) - Ressources Humaines, financières et fonctions supports

Les missions de la DGSA sont :

• Proposer, contribuer et organiser la mise en oeuvre de la stratégie RH de l’université, dans le cadre d’un dialogue social respectueux des personnels et de leurs représentants
• Piloter la masse salariale et les emplois
• Moderniser les systèmes d’informations favorisant la gestion intégrée des personnels et la dématérialisation des campagnes RH
• Porter la politique de prévention des risques professionnels
• Gérer les personnels du niveau central de l’université.

Elle offre des services experts en appui aux trois facultés qui la compose, en matière de développement des compétences des agents, de dispositifs statutaires, de services médico-sociaux.

Localisation :     
Tour Zamansky
Campus Pierre et Marie
4 place Jussieu – 75005 Paris

Fonctions : Coordinateur/trice des pôles du service gestion financière
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Mission :
Au sein SGRHLF, vous serez chargé(e) :

• D’organiser, de planifier et de coordonner tout ou partie les missions relatives à la réalisation, la mise en œuvre et au suivi et de l’exécution du budget et des opérations financières et/ou comptables de la direction.
• D’animer l’activité d’une équipe de 8 gestionnaires en charge de la gestion financière et comptable de la direction.

Activités principales :

• Gérer le budget des masses fonctionnement et personnel de la DGSA relatif aux recettes & dépenses
• Coordonner les activités d’une équipe de 8 gestionnaires financiers
• Planifier et coordonner l’activité des gestionnaires de façon à assurer la préparation, l’exécution et le suivi du budget des centres financiers et à assurer la continuité de service
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences
• Suivre et contrôler les opérations comptables et financières gérées par les gestionnaires
• Contribuer à l’élaboration du budget et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et de dépenses des centres financiers
• Contrôler la conformité des parapheurs
• Être l’interlocuteur privilégié des gestionnaires financiers
• Gérer les éventuels conflits
• Faire les entretiens professionnels

Activités associées :

• Gestion financière liée au budget de fonctionnement sur le logiciel SIFAC
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion financière
• Procéder aux opérations d’engagement, liquidation, mandatement
• Établir des bons de commande internes et externes
• Assurer le remboursement des frais liés aux soins médicaux des agents de Sorbonne Université en lien le service de médecine de prévention
• Contrôler la régularité et la sincérité des factures de laboratoires, expertises, visites médicales…
• Établir et bons de commande pour le paiement des aides et prestations en lien avec l’action sociale et la mission handicap
• Instruire le dossier du remboursement à partir du logiciel SIFAC et établir le suivi du dossier de remboursement
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Suivre les tableaux de bord budgétaires des dépenses et recettes
• Constituer des dossiers comportant des pièces justificatives lors des audits
• Gérer la boîte mail générique du pôle gestion financière
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations

Autres activités :

• Participer aux opérations de logistique, d’organisation évènementielle du SGRHLF
• Soutien aux autres pôles sur la recevabilité des pièces justificatives de paiement et le standard téléphonique

Interactions :

• Avec l’ensemble des services et directions de l’Université

Encadrement : Oui

Connaissances transversales requises :

• Environnement et réseaux professionnels
• Finance publique
• Règles et techniques de la comptabilité
• Systèmes d'information budgétaires et financiers
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire :

• Maîtriser les logiciels de bureautique et de gestion financière et comptable (SIFAC)
• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer des règles financières
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes
• Exécuter la dépense et la recette
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être :

• Sens de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité
• Réactivité, esprit d’initiative
• Sens relationnel et capacité à travailler en équipe
• Respect des délais et plannings