Coordinateur/Coordinatrice des aides financières

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents cycles de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Le pôle Support Académique est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes d’informations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Le pôle Support Académique est également en charge de la gestion des aides financières, ainsi que du conventionnement des formations.

Vous assurerez la gestion des aides financières pour l’ensemble des élèves et étudiants de l’École polytechnique. Vous coordonnerez les différents dispositifs dans leur complexité et accompagne l’équipe opérationnelle lors des pics d’activité. En lien avec la direction de l’Enseignement, vous participerez à la mise en œuvre de la stratégie de l’École pour les aides financières.

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :

• Finaliser la centralisation progressive des missions relatives aux aides financières au sein du pôle support académique de la DOER, en mettant en place une organisation efficiente, cohérente et optimisée pour garantir l’équité et la qualité du service.
• Encadrer directement une équipe composée d’une gestionnaire, et d’une assistante gestionnaire, assurer l’animation, la répartition des tâches et le développement des compétences.
• Assurer, de façon transversale, le soutien à une gestionnaire académique dans le cadre de son activité secondaire liée aux aides financières.
• Collaborer étroitement avec le responsable de la stratégie des aides financières pour décliner opérationnellement la politique institutionnelle, accompagner la mise en place de nouveaux dispositifs et contribuer à l’élaboration des bilans et évolutions.
• Garantir la qualité, la réactivité et l’équité dans l’attribution des aides financières, sécuriser le suivi des dispositifs anciens et nouveaux, et anticiper l’évolution des besoins.
• Faire évoluer les procédures existantes et proposer des améliorations pour accompagner l’accroissement de l’activité tout en maintenant la qualité du service.
• Mettre en œuvre, en lien avec les directions déléguées de programme, une communication proactive, accessible et transparente auprès des étudiants, via différents supports (guides, site web, réunions, FAQ), pour promouvoir les dispositifs d’aides et accompagner les bénéficiaires.
  

Activités complémentaires :

• Contribuer à la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions ;
• Participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment, l’organisation des cérémonies des diplômes.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative, ni exhaustive, ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Rejoindre l’École polytechnique, c'est découvrir une grande diversité de métiers et rejoindre un écosystème d’innovation unique.

L’École s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail (selon poste)
• Remboursement du titre de transport : 75%
• Services : restauration, bibliothèque, Musée, service postal, coiffeur
• Santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit
• Équipements : piscine, courts de tennis, salle de sport...
• Mutuelle prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction.

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+5, vous bénéficiez d’une première expérience significative dans l’enseignement supérieur ainsi que dans la gestion de projets et la coordination transversale.

Vous faites preuve d’un réel sens du service, de réactivité et d’une capacité à évoluer dans un environnement structuré et exigeant.

La maîtrise de l’anglais est indispensable.