Chef de projet évènementiel F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 27/09/2021
  • Valable jusqu'au : 27/11/2021
  • Code postal : 75005
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au coeur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en oeuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Présentation de la Direction :

La Direction Patrimoine et Logistique (DPL) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Elle est organisée en 3 pôles et 6 services:

· le Pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD) ;

· le Pôle Administration et finance (PAF) comprenant le Service Budget-Finance, le Service Administratif et Logistique du Campus des Cordeliers (SAL-CDC) et le Service Evènementiel et  Promotion des espaces (SEP) ;

· le Pôle Patrimoine (PP) comprenant le Service de Maîtrise d’Ouvrage (SMO), le Service Pilotage de l’Exploitation et de l’Information Patrimoniale (SPEIP) et le Service Budget d’investissement et Assistance administrative (SBA).

Présentation du service :

En qualité de service central universitaire rattaché à la DPL, le SEP participe au pilotage de la politique et de la stratégie événementielles de l’établissement. Il coordonne, en liaison avec les composantes facultaires, la promotion des espaces de Sorbonne Université, tant auprès des usagers internes que de clients externes (évènements divers, tournages, défilés).

Spécialiste de l’évènementiel professionnel, le SEP développe une offre de services d’accompagnement et de conseil à la gestion de projet évènementiel pour les unités de recherche de Sorbonne Université.

Il assure la mise à disposition et l’exploitation des espaces d’intérêt universitaire (Centre International de Conférences Sorbonne Université, les espaces de réception du 24ème étage de la Tour Zamansky, les espaces du Campus des Cordeliers).

Le SEP prend en charge l’appui technique et logistique des évènements se déroulant uniquement ou partiellement dans les espaces d’intérêt universitaire et peut également être sollicité en tant que conseil par toutes les structures internes qui souhaitent être accompagnées et guidées dans leurs choix logistiques et techniques, lors de l’organisation d’un évènement.

Enfin, le SEP est le service référent des achats liés à l’activité événementielle, qui couvrent l’assistance à la conception et au pilotage d’événements (production déléguée), l’achat et/ou la location d’équipements et/ou d’outils métiers, et la mise en œuvre de prestations logistiques, techniques et de restauration nécessaires à l’organisation d’événements.

Localisation :

Campus Pierre & Marie Curie

Centre International de Conférences Sorbonne Université

4, place Jussieu – 75005 Paris

Poste

(réf.RPDPL)

Mission :

Sous l’autorité du chef du Service Evénementiel et Promotion des Espaces (SEP), le/la chef-fe de projet :

- développe et met en œuvre l’offre de produits et services destinée aux instituts thématiques pluridisciplinaires et structures de recherche de Sorbonne Université, afin de les accompagner et les conseiller dans la gestion de leurs projets évènementiels;

- répond, en qualité de conseil, aux solicitations de toute structure interne (directions universitaires et facultaires) qui souhaite être accompagnée et guidée dans ses choix logistiques et techniques, lors de l’organisation d’un évènement;

- contribue à définir la politique des achats liés à l’activité événementielle;

- répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés.

Activités principales :

- Développement et mise en œuvre d’une offre de produits et services :

o recueille, analyse et identifie le besoins des usagers

o créé et met en œuvre des outils / services adaptés

o assure la communication / promotion de l’offre de service auprès des usagers (rédaction et/ou création de supports, actions de promotion…)

- Gestion de projet évènementiel :

o pilote la prise de brief client en identifiant tous les besoins  ou étudie le cahier des charges des projets ;

o assure la construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d’espaces, hébergement, transport, restauration…), et définit les outils et moyens nécessaires pour leur mise en œuvre, en s’appuyant sur des expertises internes ou externes ;

o participe à la définition du budget des projets et veille au respect du budget défini

o identifie et coordonne les différents acteurs  internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing / financières…) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports, hébergements…) pour la réalisation des événements ;

o assure le lien entre les différents acteurs de chaque projet et anime le cas échéant cette communauté (réunions, partage de documents / informations…) ;

o planifie l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, coordonne, pilote et contrôle leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l’événement ;

o assure la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation ;

gère le retour d’expérience et mesure la satisfaction des usagers.

- Politique d’achat en lien avec l’évènementiel :

  • Contribue à la réflexion sur la mise en place de marchés publics visant à faciliter l’organisation d’évènement
  • Contribue à formaliser l’expression et rédiger les cahiers de clauses techniques particulières, avec le soutien de la Direction des Achats.
  • Contribue au suivi des marchés pilotés par le SEP, depuis leur lancement jusqu’à leur attribution, en concertation avec la Direction des Achats.

Encadrement : NON

Conditions particulières d’exercice :

Le poste peut entraîner des contraintes horaires en fonction des événements, avec une présence le soir (19h-23h), le week-end (samedi et dimanche) et les jours fériés. Il peut également entraîner des contraintes sur la prise de congés, liées au planning des évènements.

Profil

Connaissances :

-       Méthodologie de conduite de projet (planification, coordination, budget…)

-       Secteur de l’évènementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d’espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques…)

-       Communication / Marketing (création de contenus et de supports de communication, mise en place d’action de communication / promotion auprès de publics cibles…)

-       Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

-       Organisation de la fonction publique et de l’enseignement supérieur

-       Objectifs et projets de Sorbonne Université

-       Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet évènementiel dans un établissement public d’enseignement supérieur

-       Connaissances budgétaires générales

-       Procédures d’achat public

-       Outils bureautiques (Microsoft Office)

 

Compétences opérationnelles :

-       Analyser un cahier des charges et répondre à la demande

-       Animation d’une équipe projet (animer des réunions, coordonner les actions…)

-       Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d’outils de suivi…)

-       Capacité à mobiliser et à animer des réseaux

 

Compétences comportementales :

-       Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute

-       Rigueur, organisation et autonomie

-       Réactivité et adaptabilité

-       Aptitude à travailler en équipe

-       Sens de la diplomatie

-       Curiosité

-       Créativité

Diplôme réglementaire :

-       BAC +4 avec une expérience sur une fonction similaire d’au moins 3 ans ou DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d’au moins 5 ans, dans une agence ou un établissement public

-       Domaine de formation : gestion de projet évènementiel

 

Informations
employeur

CDD 1 an.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr

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