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Chargé.e en gestion administrative et financière

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : TALENCE
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/06/2020
  • Salaire : Jusqu'à 20 000€

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’Université de Bordeaux accueille plus de 56 000 étudiants et emploie 6 000 personnels, ainsi que 1 000 personnels issus des organismes de recherche (CNRS, INSERM, …). Elle est dotée d’un budget global d’environ 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université de recherche à rayonnement international, qui font du Pôle « RIPI » un lieu stratégique de son organisation. 

L’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années dans un contexte national et international en évolution constante, l’Université de Bordeaux souhaite se doter d’un plan stratégique pour organiser une action à la hauteur des enjeux qu’elle souhaite relever.

Le service « PHASE » participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre opérationnelle de la politique d'établissement en matière d'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques ; à la stratégie du schéma directeur pluriannuel du handicap en concertation avec le chargé de mission handicap ; à la politique de soutien au sport de haut niveau en concertation avec le responsable du sport de haut niveau.

La personne recrutée sera basée, sur le campus de Talence.

Le service PHASE est rattaché au pôle FIPVU- direction de la vie universitaire DVU.

Le/la chargé.e de gestion administrative et finnacière est placé sous la responsabilité hiérarchique du chef de service.

Le/la chargé.e de gestion adminsitrative et financière exerce ses missions en liens fonctionnels étroits avec :

Les charg(e)és d'accompagnement spécifiques du service PHASE

Les renforts en charge du suivi des contrats étudiants

Les services de scolarité ; les services du pôle RHDS, le service de la communication, le service juridique, le service achat …

et les services de la vie universitaires rattachés au pôle FIPVU (service universitaire des sports, Espace Santé étudiants, service culturel et bureaux de la vie étudiante)

Poste

Missions :

Dans ce contexte le.la chargé.e en gestion administrative et financière devra :

  • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
  • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de la mission du service
  • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs, financiers et/ou ressources humaines
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l’activité du service (réunions, évènements, formations)
  • Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe

1. Assurer le suivi comptable et financier des activités du service

  • assurer la gestion financière et comptable (saisie des engagements juridiques, des commandes, des ordres de missions et suivi des dépenses) ; 
  • alimenter et actualiser les supports d'analyse qualitatifs et quantitatifs (indicateurs); 
  • participer à la préparation des bilans et rapports d'activité


 2. Etre en appui administratif, logistique et technique pour les activités du service

  • apporter son appui pour la rédaction et la mise en forme des supports administratifs, dossiers et supports de communication ;  participer à la mise en accessibilité et à la dématérialisation des supports et des procédures en lien avec le référent accessibilité numérique ; assurer la gestion d'un espace commun de dépôt numérique, apporter un soutien dans l'archivage des données.
  • participer à développer et proposer des outils métiers appropriés pour l'activités d'accompagnement individuel des étudiants à besoins spécifiques
  • assurer le suivi administratif des marchés et conventions pilotés par le service, en lien avec le service marché et le service juridique : marché interprétation en langue des signes, convention d'adaptation pour malvoyants de supports papier et/ou numérique.
  • assurer le suivi administratif du matériel spécifique en prêtParticiper aux opérations d'analyse qualité des procédures et missions du service


3. Etre en appui administratif pour le suivi RH du service

  • apporter son appui pour le suivi administratif des recrutements d'intervenants (contrats étudiants, vacataires), mobilisés pour l'accompagnement des étudiants à besoins spécifiques : mise en forme et consolidation des tableaux et des dossiers RH
  • participer au suivi des contrats et à la prise en compte des services faits contribuer à permettre la réalisation des interventions des aides humaines : suivi moodle (plateforme pédagogique)


La cas échéant :

  • Développer une expertise en accessibilité numérique
  • Participer à des actions de communication

Profil

Savoirs :

  • Connaissance du mode de fonctionnement des administrations publiques
  • Connaissance des politiques, dispositifs et procédures propres aux établissements d’enseignement supérieur
  • Maîtrise des techniques d’élaboration de documents


Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
  • Mettre en œuvre une démarche qualité


Savoir-être :

  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie,capacité d’adaptation et réactivité
  • Etre force de proposition


Posséder une expérience en gestion administrative dans l'enseignement suppérieur ou dans des missions de suivi et accompagnement individuel

Informations
employeur

CDD d'un an

CV et Lettre de Motivation à envoyer jusqu'au 30 juin 2020 à :
recrutement@u-bordeaux.fr

A partir de 1555,76 € bruts selon profils et expérience et selon les grilles des contractuels de catégorie B de l'université de Bordeaux