Chargé-e de l’événementiel et de la communication de l’IRJS

Mission principale : fonctions d'organisation des événements scientifiques et de chargé(e) de communication. Ces domaines d'intervention sont transversaux.
Missions liées à la gestion administrative, financière et logistique des activités événementielles de l'IRJS et des missions des enseignants-chercheurs
· Assurer la gestion administrative et financière des activités événementielles (colloques, séminaires, table ronde, etc) en lien avec les responsables scientifiques de l'événement réservations, devis, bons de commande, ordres de missions sur SIFAC, réservations de voyages et d'hébergements sur la plateforme dédiée)
· Suivi comptable et budgétaire (SIFAC et réseau interne)
· Responsabilité du suivi des dépenses prévisionnelles et réalisées des BQR (Bonus Qualité Recherche)
· Responsabilité de la création des fournisseurs sur SIFAC
· Mobilisable pour la logistique des évènements organisés par l'IRJS
· Gestion des inscriptions et accueil des participants, relations avec les chercheurs et intervenants
· Responsabilité de la commande des goodies
· En appui pour la création de vidéos en lien avec l'IED
· Création, saisie, reproduction et diffusion de documents divers
· Accueil du public
· Participation aux réunions et formations organisées par l'IRJS ou l'Université sur ses domaines de compétences
· En appui pour la surveillance de la bibliothèque
· Correspondance générale pour les affaires courantes avec les services de l'Université
· Classement et archivage des dossiers papiers et électroniques liés à l'évènementiel et la communication
· Responsabilité de la création, du suivi et de la clôture des inscriptions sur sciencesconf
· Mise à jour du tableau de bord des activités événementielles de la structure
· Responsabilité de la mise à jour du tableau comptable sur le réseau interne



Missions liées à la communication de l'IRJS
· Participation à la diffusion sur les mailing listes
· Responsable de la newletter de l'IRJS
· En appui pour l'alimentation et la mise à jour du site internet
En appui pour l'animation des réseaux sociaux

COMPETENCES :
- Excellente orthographe
- Maîtrise des logiciels courants : Microsoft Office, Créative Suite Adobe
- Savoir rendre compte de son activité et alerter sa hiérarchie
- Savoir appliquer la réglementation du domaine concerné et respecter les procédures
- Savoir exploiter les informations : trier, hiérarchiser, classer
- Posséder de bonnes qualités relationnelles
- Langue anglais : niveau B1 (cadre européen de référence pour les langues)
- Savoir encadrer (catégories B et C)
- Maîtrise des logiciels d'animation de sites internet (Drupal)


SAVOIRS REQUIS :
- Capacité d'adaptation
- Rigueur, forte implication et esprit d'initiative
- Aptitude au travail en équipe (indispensable)
Goût prononcé pour les relations humaines