Chargé de la gestion de proximité H/F

Les Archives nationales (AN), service à compétence nationale du ministère de la Culture, sont le plus grand centre d’archives d’Europe. Mémoire de la France, elles conservent et communiquent aux publics les archives de l’État depuis le Moyen Âge, celles des notaires parisiens et des archives privées d’intérêt national. Elles contribuent à la connaissance de l’histoire et au partage des valeurs citoyennes auprès du grand public, en particulier des plus jeunes, par leurs expositions, publications et autres activités de médiation. Implantées à Pierrefitte-sur-Seine, siège de l'institution, et à Paris, dans le quadrilatère historique des Archives, au cœur du Marais, les AN comptent un effectif d’environ 500 agents. Les grandes orientations stratégiques de l’institution sont développées dans le cadre de la Stratégie 2021-2025 des AN. La refondation de l'institution se poursuit avec l’ouverture en 2024 d’un restaurant administratif et la construction d’une extension à l’horizon 2027 sur le site pierrefittois, ou encore le schéma directeur des AN pour le site parisien comportant un important programme de restauration, réhabilitation et mise aux normes. De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site internet des AN : http://www.archives-nationales.culture.gouv.fr

Liaisons hiérarchiques : Le responsable du service des ressources humaines

Liaisons fonctionnelles : L’ensemble des services du SCN, le bureau RH de la Direction générale des patrimoines et de l’architecture, le service des Ressources Humaines du ministère de la culture.

Au sein de la direction administrative et financière des Archives nationales, sous l'autorité du chef du service ressources humaines, le chargé de la gestion de proximité compte trois domaines d’intervention (en binôme avec un 2ᵉ gestionnaire de proximité) :

L’accueil et l’information des agents sur les questions RH :

• Participer aux procédures d'accueil des nouveaux arrivants : établissement des PV d'installation, livret d’accueil, transmission d'actes administratifs relatifs à la carrière de l’agent (changement de situation, requêtes…),
• Répondre et faire le lien avec les gestionnaires du ministère pour toutes les sollicitations des agents relevant de leur carrière ou de leur situation administrative.

La gestion des carrières des agents :

• Suivre les congés dans Renoirh et gérer les données non intégrées à l’outil – ASA, récupération…,
• Gérer les demandes de télétravail dans RenoiRH et suivi dans un tableau excel,
• Suivre et transmettre les états d’heures supplémentaires, d’astreintes et de mécénat au ministère (suivi Excel),
• Gérer les CET dans Renoirh (vérification et contrôle de l’exactitude des demandes, saisie et information des agents),
• Suivi de la carrière des agents,
• Suivi des temps partiels.

Le suivi de la restauration collective :

• Faire le lien avec le restaurant administratif de la ville de Paris et le bureau d’action sociale du ministère pour les agents du site de Paris,
• Assurer le suivi de la prestation de restauration du restaurant administratif du site de Pierrefitte : lien avec le prestataire, participation aux réunions relatives à la restauration collective et rédaction des comptes rendus, contrôle qualité et quantité de la prestation, élaboration des demandes d’engagement budgétaire et des services faits.

La contribution à l’organisation des formations et stages :

• Contribuer au stage d’intégration pour les nouveaux arrivants,
• Gérer les stages gratifiés et non gratifiés : organisation et suivi dans un tableau Excel.

Conditions particulières d’exercice - spécificités du poste/contraintes/sujétions

Des permanences seront à assurer sur le site de Pierrefitte-sur-Seine

Expérience souhaitée de 5 années dans le domaine de la gestion RH de proximité. Une expérience similaire dans un service à compétence national sera appréciée.

Compétences techniques :

• Pratique du statut de la fonction publique de l’État,
• Connaissance du code général de la fonction publique,
• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires et des principes généraux de la fonction publique,
• Maîtrise indispensable de l'outil informatique (Word mais essentiellement Excel)

Compétences rédactionnelles.

Savoir-faire :

Rédaction de comptes rendus

Compétences comportementales :

Sens de l'écoute, de la communication et du contact,
Goût pour le travail en équipe,
Sens de l'organisation.