Chargé d'accueil (F/H)

Vannes, « ville-signature » nichée dans le golfe du Morbihan reconnu comme l’une des plus belles baies du monde… Cité médiévale, forte de plus de 54 000 habitants, ville en mouvement qui ne cesse de se réinventer pour valoriser encore plus ses atouts naturels, patrimoniaux et de services à la population, son cadre de vie, sa qualité de ville, son attractivité économique et marchande remarquable dans un bassin de vie dynamique, un rayonnement touristique qui la place parmi le top 5 des villes de France où il fait bon vivre.

Ville-nature avec un souci constant pour l’aménagement paysager et urbain durable et responsable, les mobilités douces, la sobriété énergétique, les transports partagés et propres, une démarche d’agrément environnemental qui plaide en faveur d’un cœur de ville et des quartiers aux pulsations plus sereines.

Vannes c’est également un héritage culturel, patrimonial et artistique qu’elle ne cesse de porter : la permanence des jardins des remparts, ses musées, celui des beaux-arts qui rejoindra dans quelques mois son nouvel écrin, le château de l’Hermine, au design multisensoriel et ses événements à ciel ouvert, comme Jazz en ville, Livr’à Vannes, le festival d’Arvor ou encore Vannes, côté jardin.

Cité tournée vers les siens, elle s’attache à prendre soin de sa jeunesse, des familles comme de ses aînés. Une bienveillance portée par une politique sociale et inclusive que l’on retrouve dans l’organisation même de sa politique RH, auprès de son personnel municipal, engagé et au service de la population.

Bienvenue à Vannes.

Donemat e Gwened.

Au sein d’une équipe accueil en pleine évolution (projet de refonte des accueils), vous assurez l’accueil général de la mairie, apporter une réponse de 1er niveau et orienter le public dans l’objectif d’améliorer le parcours usager. Vous êtes garant de l’image du service public et de la collectivité.

Missions principales : 

- Accueil physique du public sur les 3 sites de la Mairie : Hôtel de Ville ; Centre administratif ; Centre Victor Hugo

Assurer à l’usager un accueil personnalisé et adapté : identifier les demandes pour apporter la réponse la plus adéquate dans le respect des règles d’accueil établies (évolutives avec le projet de refonte des accueils) : renseignement et remise de documentation, réponse de 1er niveau ou orientation.
Délivrance des imprimés pour les pièces à fournir dans les démarches usager
Identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
Repérer les comportements à risque, réguler les conflits et situations de stress
Appréhender les limites de son domaine d’intervention
Assurer le suivi pour chaque site, des réservations de salles du site et des prises de rendez-vous organisés via le logiciel de gestion des files d’attente (ORION)
Réguler les flux et les temps d’attente
Gérer la réception des colis

- Accueil téléphonique du public sur 2 sites de la Mairie : Hôtel de Ville, Centre Victor Hugo

Assurer la réception des appels et la transmission au service compétent dans le respect des règles d’accueil : réponse de 1er niveau, orientation ou transmission de l’appel avec présentation de l’appel
Prendre et transmettre des messages

- Participation aux activités administratives et bureautiques/numériques de back office du service en lien avec la responsable relation Usagers

Gestion partagée de la boite mail générique du service
Veille active et formation continue sur les actualités mairies (règlementaires/organisationnelles et participation aux mises à jour des procédures sur outils bureautiques)
Utilisation de plusieurs logiciels métiers (élections, outils des fiches connaissances …..)

Missions secondaires sous la responsabilité de la responsable:

- Prestation de services pour la Direction communication

Préparation et conditionnement de l’ensemble des documents à distribuer
Distribution de documents « Vannes Mag’ » au Ouest France et Télégramme

- Prestation de services diverses

Aide administrative diverse …
Gestion de l’affichage d’information
Suivi et mise à jour de listings, tableaux et plannings des accueils
Classement, publipostage, mise sous pli, envois de documents,
Tri journalier du courrier CCAS (centre Victor Hugo)

Connaissance
Connaissance de l’organisation des services et de l’organigramme de la collectivité
Connaissance du cadre légal et règlementaires des activités exercées
Aisance avérée et indispensable dans l’utilisation des outils bureautiques (word, excel, outlook)
Maitrise des techniques d’expression écrite et orale (s’exprimer clairement oral et écrit)
Maitrise des techniques d’accueil et de communication (reformulation des demandes, gestion des conflits, gestion du stress, priorisation de l’urgence, neutralité et objectivité…)

Qualités attendues
Appétence nécessaire pour les évolutions dans les démarches numériques
Capacité d’adaptation rapide des logiciels métiers
Consciencieux dans le travail
Goût du contact avec le public (accueil aimable, courtois, diplomate)
Qualité relationnelle
Discrétion professionnelle
Esprit d’équipe
Autonomie de travail dans les activités back office
Savoir rendre compte de son activité