ILE DE FRANCE MOBILITES

Assistant Manager H/F

ILE DE FRANCE MOBILITES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 17/06/2022
  • Valable jusqu'au : 17/08/2022
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Île-de-France Mobilités est l’Autorité Organisatrice des Mobilités Durables (AOMD) en Île-de-France. Elle organise et développe le service public de transport et coordonne les politiques liées à la mobilité des franciliens. Etablissement public administratif relevant de la Fonction Publique Territoriale, ses 487 agents pilotent chaque jour des centaines de projets allant de la construction de nouvelles lignes de transport au renouvellement des matériels roulants, en passant par la création de nouveaux services tels que la dématérialisation des titres de transport ou le service de location longue durée de vélo à assistance électrique Véligo Location.

Le réseau d’Île-de-France Mobilités est l’un des plus importants réseaux de transports en commun du monde. Ce réseau s’étend et se modernise afin d’offrir aux 12 millions de franciliens et aux 50 millions de visiteurs annuels un service toujours plus performant avec plus de 200 km de nouvelles lignes de métro, tramway et RER en constructions, une flotte de bus 100% propre…

Poste

DOMAINE : Assistanat / Gestion Administrative

CADRE D'EMPLOIS :

Rédacteurs territoriaux

STATUT DU POSTE : Permanent

CATÉGORIE : Catégorie B

LOCALISATION : Paris (75)

La direction des infrastructures pilote les projets d’extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : création ou prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d’échanges, création de lignes de bus en site propre…

La direction est chargée du suivi des projets d’infrastructures lourdes (métro et fer), dont le Grand Paris Express. En tant que maître d’ouvrage elle assure l’expertise technique des pôles, le pilotage, des projets d’infrastructures de surface (tramway et BHNS). Par ailleurs elle a en charge l’entretien et la gestion du patrimoine des infrastructures, la conception et le déploiement des stratégies de concertation, et l’expertise technique des projets dans l’ensemble de leurs composantes (environnement, urbanisme, génie civil…). Elle assure enfin le pilotage et le suivi du contrat de plan Etat-Région (CPER).

La direction est organisée autour de six départements : trois départements « opérationnels » projet métro et pôlesprojets de surface zone 1 et Zone 2 dédiés au pilotage des projets d’infrastructures et trois départements « transverses » concertation informationmanagement et expertise (incluant un pôle sécurité), foncier patrimoine pour apporter une expertise thématique aux départements « opérationnels ».

Missions du poste

Rattaché au Directeur des Infrastructures, l'Assistant-e manager apporte une aide permanente au manager et à l'équipe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

A ce titre, il-elle assure :

  • L'assistanat physique, téléphonique et par courriel,
  • La gestion de l'agenda,
  • L'organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes, Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,
  • Le classement et l'archivage de dossiers,
  • La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • Le suivi de dossiers particuliers confiés par le directeur.

II-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement.

Peuvent aussi lui être confiés :

  • L'enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,  Le suivi d'un budget spécifique,
  • Le suivi des marchés et conventions en lien avec le département finances et contrôle de gestion,
  • L'organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, voeux....),
  • L'intérim d'un-e autre assistant-e durant ses absences, sur les missions suivantes : traitement des tâches les plus urgentes, gestion des appels téléphoniques,
  • gestion d'agendas, traitement du courrier et des parapheurs

Profil

Expériences et compétences

Connaissances mobilisées .

  • Techniques de secrétariat,
  • Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,
  • Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Maîtrise des procédures administratives,
  • Connaissance de l'environnement public,
  • Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi, Classement et archivage,
  • Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire,
  • Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes, Notions d'organisation et de gestion du temps

Compétences requises .

  • Initier,
  • Coordonner,
  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Evaluer des informations,
  • Suivre un dossier en autonomie,
  • Communiquer à l'oral et à l'écrit,
  • S'adapter au changement,
  • Faire preuve de fiabilité,
  • Rendre compte,
  • Faire preuve de réactivité,  Garantir la confidentialité,  Travailler en réseau.

Expérience :

Souhaitée dans le secteur public sur des fonctions d'assistanat de direction, Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée

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Domaine/Métier : Ingénieur en infrastructures et réseaux, Conducteur de travaux en infrastructures et réseaux, Surveillant de travaux en infrastructures et réseaux, Dessinateur en infrastructures et réseaux, Technicien voirie et réseaux divers, Agent d’exploitation de la voie publique, Chargé de réalisation de travaux voirie et réseaux divers , Chargé d'études et de conception en voirie et réseaux divers , Chef de service infrastructure et environnement, Chef d'équipe d'entretien et d'exploitation voirie et réseaux divers , Directeur de travaux d'infrastructure, Électricien lignes et réseaux, Ouvrier voiries et réseaux divers -VRD, Projeteur voirie réseaux divers - VRD, Responsable du patrimoine de la voirie et des réseaux divers 
Localité : Paris

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