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Assistant gestionnaire et logistique F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 25/06/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : 5226

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

 

Présentation de la Direction :

La Direction des Relations science, culture et société est créée pour impulser, organiser et coordonner une politique de valorisation des savoirs et des expertises de la communauté universitaire, et d’engagement à répondre aux attentes de partage et de dialogue de la part de la société.

Située au niveau universitaire, cette direction a vocation à valoriser les 3 facultés et à promouvoir une stratégie d’actions inter facultaire.

Elle exerce quatre principales missions :

-       Définit la stratégie et le programme d’actions pour mettre en œuvre la politique de partage et d’ouverture des savoirs définie par la gouvernance de l’Université.

-       Assure la coordination et l’animation interne des acteurs.

-       Conçoit et produit les évènements et les dispositifs de médiation.

-       Développe et valorise les partenariats externes.

 

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie

Poste

Missions :

Fonctions : Assistant-e gestionnaire et logistique

Catégorie : B

Corps : Technicien                 

BAP J

Emploi-type : J4C42 – Technicien en gestion administrative 

 

Mission :

L'assistant-e logistique et gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d’assistance technique, logistique et gestionnaire, en particulier la diffusion de messages et invitations événementielles aux publics (bases de données et mailings), la contribution à l’organisation d’évènements (agendas, lieux, réservations, commandes, invitations, etc.), des fonctions relationnelles avec le public (par téléphone et mail essentiellement), l’organisation de déplacements et missions, le suivi budgétaire, ainsi que l’établissement et le suivi de conventions de partenariats.

 

Activités principales :

·         Assurer la gestion administrative et financière du service

·         Alimenter les tableaux de bord de suivi de l’activité et du budget du service

·         Assurer le soutien logistique (réservations, locaux, matériels, fournitures, invitations) de l’activité du service et de l’organisation des opérations (conférences, expositions, accueil d’invités extérieurs, animations diverses, etc.)

·         Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

·         Gérer les agendas et contrôler les échéances

·         Mettre à jour et utiliser les bases de données relatives à la diffusion vers les publics

·         Participer à l’instruction des dossiers en vue de l’établissement de conventions de partenariat

   

Conditions particulières d'exercice :

L’activité exige une disponibilité liée aux évènements et implique des contraintes horaires et une gestion du temps décalé (travail en soirée, samedis, dimanches, jours fériés).

 

Encadrement : NON        

Profil

Connaissances transversales requises :

·         Fonctionnement des administrations publiques

·         Dispositifs de gestion et d’organisation logistique de l’université

·         Techniques d’élaboration de documents

·         Culture internet

·         Techniques de communication

 

Savoir-faire :

·         Mise en oeuvre des procédures et des règles

·         Rédaction des courriers et documents

·         Travail en équipe

·         Hiérarchisation et priorisation des tâches

·         Utilisation des logiciels spécifiques à l’activité du service

·         Capacité à rendre compte et à communiquer

 

Savoir être :

·         Organisation, rigueur, fiabilité

·         Disponibilité, réactivité

·         Aisance relationnelle

Informations
employeur

Toute candidature doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : recrutement@sorbonne-universite.fr