Assistant en ingénierie des formations ouvertes en alternance (H/F)

Projet
Le projet UPL-Accélérations, déposé auprès de l'ANR et retenu par un jury international, a pour objectif de renforcer les offres de formation continue et de formation en apprentissage de l'Université Paris Nanterre, établissement coordinateur et de l'Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis, établissement partenaire du projet. Les deux universités doivent renouveler leurs accréditations de diplômes nationaux en 2026. Elles comptent, sous l'impulsion de ce projet, profiter de cette échéance pour préparer en phase 1 (2024-2026), puis développer en phase 2 (2027-2030), de nouvelles offres de formations professionnalisantes.
Les universités publiques françaises étant trop peu présentes sur le terrain de la formation tout au long de la vie, les encouragements nationaux et internationaux invitent à renforcer ces activités. Le projet UPL-Accélérations s'inscrit ainsi parfaitement dans cette dynamique
Missions
L'assistant-e en ingénierie de formation assure le suivi administratif et financier des actions de formations en alternance. Il-elle contribue au placement en entreprise et assure la contractualisation avec les employeurs. Il-elle est l'interlocuteur des stagiaires, des entreprises et des financeurs, mais également des référents et tu- teurs alternance. Son action vient en appui au développement des formations en alternance
- Accompagner les candidats et les employeurs
- Conseiller les candidats sur les dispositifs d'alternance (apprentissage et con- trats de professionnalisation) et l'offre de formation en alternance
- Individualiser la documentation type des formations en alternance
- Participer à des salons, journées portes ouvertes, intervenir auprès des pro- motions à la rentrée
-Assurer le suivi administratif et financier des dossiers des alternants
- Préparer les documents pour les prises en charge financière des formations en alternance
- Créer et/ou gérer les alternants dans les logiciels de l'université
- Etablir les conventions, contrats et avenants
- Vérifier les feuilles d'émargement des alternants avant de les transmettre aux employeurs
- Vérifier le respect des calendriers, procéder à d'éventuelles modifications et en informer les contractants
- Facturer les financeurs, suivre les encaissements et les impayés
- Gérer les dossiers des alternants en lien avec les partenaires
- Contribuer à la démarche qualité
- Mettre en œuvre et actualiser les procédures et tableaux de suivi
- Vérifier/qualifier les données des logiciels de gestion
-Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'alternance
Contraintes spécifiques
- Contact avec différents interlocuteurs internes (équipe projet « UPL Accélérations », équipe de l'IUT, équipe de la Direction Formation, responsables des formations en alternance) et externes (entreprises, organismes financeurs, partenaires)
- Diversité des tâches, multiples sollicitations au cours d'une même journée
-Inégalité de la charge de travail selon les périodes au cours de l'année

Contraintes spécifiques
- Contact avec différents interlocuteurs internes (équipe projet « UPL Accélérations », équipe de l'IUT, équipe de la Direction Formation, responsables des formations en alternance) et externes (entreprises, organismes financeurs, partenaires)
- Diversité des tâches, multiples sollicitations au cours d'une même journée
-Inégalité de la charge de travail selon les périodes au cours de l'année


Profil : Bac +2 ou bac+3 en gestion administrative ou financière
Connaissances
- Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et plus particulièrement de l'alternance
- Connaissance des fondamentaux en gestion financière
- Connaissance du marché de l'emploi et de la formation continue
Compétences opérationnelles
- Avoir des compétences de conseils, d'accueil et de commercialisation
- Avoir des compétences en matière de gestion financière
- Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
- Maîtriser les techniques de recherche et de traitement de l'information
- Analyser des données et informations dans le cadre d'une problématique
- Mettre en œuvre des procédures et conduire des actions relevant d'une démarche Qualité
- Maîtriser la communication orale et écrite
Compétences transversales / Savoir être
- Sens du service public
- Capacité d'organisation et rigueur
- Qualité rédactionnelle
- Sens relationnel et aptitudes à la négociation
- Goût pour le travail en équipe
- Capacités d'anticipation, d'adaptation et de décision
- Sens de la confidentialité
- Esprit d'initiative et autonomie
-Disponibilité et écoute