Assistant en gestion financière des conventions de recherche F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la direction :

La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) participe à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’innovation en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses, et est responsable de sa mise en œuvre. La DR&I porte également le Service des activités industrielles et contractuelles (SAIC) de Sorbonne Université.

Présentation du service :

Au sein de la DR&I, le Bureau de gestion financière (BGF) des contrats de recherche a pour mission de gérer financièrement l’ensemble des conventions de recherche quel que soit le financeur, pour un montant variant entre 60 et 70 millions d’euros par an. Il est l’interface entre la centaine de laboratoires et les financeurs des contrats, il met les crédits en place et veillent à ce que les financeurs reçoivent tous les justificatifs nécessaires. Il est le garant des comptes pour toutes les conventions de recherche.

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu 75005 Paris

CDD d’un an, renouvelable.

Fonctions : Assistant.e en gestion financière des conventions de recherche – Pôle France

Catégorie : A

Corps : Assistant-e ingénieur-e – ASI                 

BAP : J

Emploi-type : Assistant-e en gestion financière et comptable

Mission :

L’Assistant.e en gestion des affaires financières France est chargé(e) d'assurer la gestion et le suivi des dépenses liées aux projets de recherche de Sorbonne Université financés par des partenaires français, publics ou privés, gérés par la DR&I. Il/elle assure, de manière autonome, le suivi des conventions complexes : PIA, conventions en cofinancement, contrats avec la Région type Feder, Dim, SESAME…où le risque financier est accru.

Il/elle vient en appui du chef de pôle pour les tâches de contrôle et pilotage des activités du pôle.

Activités principales :

Suivi budgétaire

• Ouvrir et modéliser une ligne de crédit dans le logiciel SIFAC GBCP
• Réaliser et vérifier la répartition budgétaire pluriannuelle par convention des coûts directs et des overheads
• Ouvrir et suivre les crédits tout au long de la vie d’une convention et clôturer les crédits

Suivi de dépenses et recettes

• Valider les devis de recrutement, les demandes d’achat d’équipement et saisir les prestations interne des conventions
• Effectuer les appels de fonds auprès des financeurs, émettre les factures et suivre les encaissements effectifs

Réalisation des justifications financières

• Réaliser les justifications financières selon les règles des financeurs tout en contrôlant l’éligibilité des dépenses, dans les délais imposés afin d’éviter les rejets des bilans
• Faire les reversements aux partenaires dans le cas où SU est le coordinateur d’un consortium
• Préparer les audits (collecte d’informations et des pièces justificatives auprès des différents acteurs – labo, DRH, etc..,)

Clôture des conventions

• S’assurer qu’il n’existe plus de flux en dépenses et en recette avant de clôturer la convention,
• Faire des remboursements de trop-perçu auprès des financeurs,
• Archiver les conventions clôturées,

Et en général

• Réaliser toutes les autres tâches relatives à la gestion ou au suivi des conventions et à la vie du bureau
• Être l’interlocuteur des gestionnaires, responsables scientifiques et financeurs, sur toute question relative à la gestion financière des conventions.
• Participer au pilotage du pôle France : uniformisation des tableaux de bord, formation aux gestionnaires des laboratoires

Outils spécifiques à l’activité : SIFAC, SAFIR

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de SU et de ses trois facultés
• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique

Savoir-faire :

• Bonne maîtrise informatique, notamment pour l’utilisation des logiciels Sifac, Word et Excel
• Bonne connaissance des exigences de justification des organismes publics (ANR, DGE, BPI, REGION, CANCEROPOLE…)
• L’expérience dans élaboration des rapports financiers pour des contrats de recherche
• Savoir organiser et planifier son travail à partir des priorités, en tenant compte des échéanciers serrés
• Être force de proposition des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Être réactif, notamment vis-à-vis des responsables scientifiques, gestionnaires de laboratoires et partenaires extérieurs et dans la gestion des délais
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Avoir l’esprit d’équipe, le sens du contact
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d’adaptation

CDD d’un an, renouvelable.