Assistant.e Vice-président - Assistant.e de direction F/H

Le département de Seine-et-Marne fait partie de la région Île-de-France, sa superficie représente à elle seule 50 % de la région. Il s'agit du département français comptant le plus de départements limitrophes, 10 au total. C'est une région avec un grand patrimoine naturel et historique, mais aussi les filières d'excellences. Nos collaborateurs partagent 3 grandes valeurs communes : l'authenticité, le respect et l'inter-générationnalité. Culture, sport, environnement, éducation, solidarités, attractivité, aménagement du territoire, grands projets, marque employeur... Au coeur d'une collectivité de 5 000 agents, la Direction de la communication collabore étroitement avec l'ensemble des services de la collectivité et de nombreux partenaires externes. Elle conjugue professionnalisme et créativité au service d'un territoire dynamique de 1,4 million d'habitants, qui offre une qualité de vie remarquable à proximité de la capitale (nature, patrimoine, terroir, infrastructures). Nous recrutons actuellement un.e Assistante Vice-président H/F expérimenté.e pour intervenir au sein du Cabinet du Président. Le poste est basé à Melun et est à pourvoir rapidement. Missions du poste :
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d'organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de
leurs dossiers. Organisation, communication, information, accueil et classement. Activités principales : . Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
. Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
. Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l'interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
. Gestion et optimisation d'agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
. Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
. Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
. Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
. Traitement des représentations du Président via l'application « Convocations/Invitations »
. Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
. Si nécessaire, demande d'éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations . Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton...)
. Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
. Organisation logistique des déplacements
. Lien avec le service Presse
. Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances via
l'application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l'examen des
rapports Activités secondaires : . Gestion des voeux par cantons pour les élus et leur binôme
. Gestion des demandes spécifiques des Elus
. Elaboration des états de frais de déplacements dans l'application dédiée
. Classement et archivage des dossiers
. Demandes de lots pour les associations qui le demandent
. Appui logistique et bureautique
. Recherche de documentations et d'informations diverses
. Continuité de service en cas d'absence des collègues (congés, formation ou maladie)

Savoir :
. Organisation et gestion du temps et des priorités
. Fonctionnement des services de la collectivité
. Règles de l'expression orale et écrite de qualité (orthographe, syntaxe et grammaire)
. Circuits et procédures administratives
. Fonctionnement et rôle des autres collectivités Savoir-faire :
. Organisation d'agenda et prise de rendez-vous en fonction des priorités
. Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques
. Rappel des informations importantes et transmission des messages
. Renseignement des interlocuteurs et relais vers l'interlocuteur compétent
. Adaptation de son discours en fonction de l'interlocuteur
. Anticipation des activités et besoins
. Compréhension et reformulation des demandes
. Respect des délais
. Organisation du classement et archivage des dossiers
. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et d'internet
. Maîtrise des techniques de secrétariat (mise en forme) Savoir relationnel :
. Grande discrétion
. Travail en équipe
. Autonomie
. Sens de l'initiative
. Rigueur et sens de l'organisation
. Capacité à gérer l'urgence
. Disponibilité
. Aptitude à communiquer, aisance dans les contacts, sens de l'écoute
. Bonne présentation
. Etablir d'une relation de confiance Le poste est ouvert aux contractuels - Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle
- RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)
- Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon) - Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.