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Assistant-e manager mutualisé-e H/F

ILE DE FRANCE MOBILITES  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 18/12/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : FPOST2202020

Employeur

Rôle d’Ile-de-France mobilités :

Etablissement public administratif relevant du code des collectivités territoriales, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

 

Présentation du Département information et services numériques :

Le département information et services numériques (ISN) est l’un des départements composant la Direction des intermodalités, services & marketing.  Ce département a la charge de mener, en coordination avec les autres départements de la direction, la stratégie MaaS d’Ile de France Mobilités. Il prescrit et conçoit les politiques d’informations voyageurs pour les sites physiques et les services digitaux qui sont à mettre en œuvre par les opérateurs de transport et Île-de-France Mobilités et pilote les opérations d’investissements qui leurs sont déléguées. Il imagine les services de mobilité servicielle (MaaS - Mobility as a Service) et les services numériques de demain en s’appuyant notamment sur une stratégie d’innovation. Il définit, met en œuvre et exploite la plateforme numérique dédiée à l’information multimodale dans ses composantes front et back office.

 

Présentation du Département design et parcours voyageur :

Le département design et parcours voyageur (DPV) est l’un des départements composant la Direction des intermodalités, services & marketing.  Ce département a la charge de manager la démarche design d’Ile-de-France Mobilités. Il décline la marque, l’identité territoriale et le langage formel sur tous les supports de communication. Il assure une continuité « sans couture » tout au long du parcours du voyageur. Il pilote la démarche de design de service et d’expérience utilisateur en y associant les parties concernées à IDFM, les opérateurs, les industriels, les associations représentatives des voyageurs, les utilisateurs et les experts. Il conduit des expérimentations sur des technologies émergentes en lien étroit avec l’ensemble des départements de l’établissement.

 

Poste

Missions :

Présentation du poste :

L’Assistant-e manager mutualisé-e de catégorie C recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail des managers et des équipes des deux départements.

 

Activités :

A ce titre, il-elle assure :

L’assistanat des départements ISN (70%) et DPV (30%) :

  • L’accueil et la coordination des sollicitations internes ou externes physiques, téléphoniques et par courriel,
  • La gestion de l'agenda des chefs de département,
  • L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,
  • Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs,
  • La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,
  • La centralisation des demandes logistiques et informatiques des départements et des prestataires du département. L’approvisionnement en fournitures de bureau,
  • La prise en charge des déplacements des agents et de la réservation des déplacements et hôtel,
  • La participation à l’organisation de réceptions et évènements,

Les missions d’assistance aux équipes :

  • La contribution aux diverses procédures administratives et la prise en charge de procédure de gestion sur le budget et les factures : enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,
  • Le classement et l’archivage de dossiers,
  • Le suivi des circuits administratifs et de signature des conventions et marchés, en lien avec le département finances et contrôle de gestion,

 

Il-elle prend part au réseau des assistant-e-s de l’établissement.

 

Peuvent aussi lui être confiés : l’intérim d’un-e autre assistant durant ses absences, sur les missions suivantes :

    • Traitement des tâches les plus urgentes
    • Gestion des appels téléphoniques,
    • Gestion d’agendas,
    • Traitement du courrier et des parapheurs.

 

Profil

Connaissances mobilisées :

  • Techniques de secrétariat,
  • Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
  • Bonne connaissance des procédures administratives,
  • Connaissance de l’environnement public,
  • Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
  • Classement et archivage,
  • Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
  • Notions d’organisation et de gestion du temps.

 

Compétences requises :

  • Organiser, gérer, anticiper,
  • Evaluer des informations,
  • Communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • S’adapter au changement,
  • Faire preuve de fiabilité,
  • Rendre compte,
  • Faire preuve de réactivité,
  • Garantir la confidentialité,
  • Travailler en réseau.

Informations
employeur

Conditions : emploi ouvert aux fonctionnaires de catégorie C des trois fonctions publiques

Adresser CV et lettre de motivation : à l’attention de monsieur le Directeur Général par mail sous référence FPOST 220/2020 (url de candidature), ou par courrier (Île-de-France Mobilités, 41, rue de Châteaudun, 75009 PARIS).