ASSISTANT-E DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

Rattaché(e) au chef du service Maintenance et Entretien Technique (SMET), vous veillez à la gestion des affaires courantes du service et assurez aux agents du service un appui administratif.

A ce titre, vos missions sont les suivantes (liste non exhaustive) :
- Assistance du chef de service à la coordination globale administrative, financière et marchés du service
- Secrétariat du chef de service (tenue d'agenda, organisation de réunions, prise de rdv...)
- Assistance du chef de service au suivi de l'activité du service (actualisation de données...)
- Accompagnement à la gestion administrative et comptable du service : accueil téléphonique et physique, suivi des congés, suivi du classement interne, suivi de l'archivage, référent(e) sur des logiciels internes (PISE...), bons de commandes, factures, accès aux plateformes types DT-DICT
- Organisation administrative et logistique de réunions (cotech, copil...)
- Dossiers préparatoires aux commissions techniques, réunions institutionnelles
- Participation à des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus
- Gestion des courriers Odyssée et des parapheurs en lien avec l'équipe
- Gestion des rapports de délibération, de commissions...
- Gestion d'enquêtes de satisfaction auprès des usagers notamment sur les marchés mutualisés
- Aide à la mise en place de démarches de communication et de sensibilisation notamment pour la relation usagers et la maîtrise des usages
- Relations avec les services départementaux, les partenaires et les entreprises

De profil rédacteur, diplômé à minima d'un baccalauréat, idéalement d'un BTS dans le domaine de la gestion - administration, vous justifiez d'une expérience d'assistante de gestion et de qualification en matière de : Gestion d'appels téléphoniques et e-mails Organisation de réunions Gestion administrative de dossiers Rédaction de comptes rendus, documents de synthèse, actes administratifs - Maîtrise des règles orthographiques Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et, si possible, connaissance des logiciels métier (Gédélibération, Grand Angle...) - Utilisation des techniques de classement et des « espaces collaboratifs » Excellentes capacités de communication Vous faîtes preuve d'esprit d'équipe, de coopération associé à un bon relationnel. De nature autonome, vous savez rendre compte à travers des reportings. Reconnu(e) pour votre réactivité, vous savez faire preuve d'initiatives et travailler avec rigueur, organisation et discrétion.