Assistant.e administratif.ve transports (H/F)

REGION CENTRE VAL DE LOIRE  |  Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : ORLEANS
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 12/07/2024
  • Valable jusqu'au : 13/08/2024
  • Code postal : 45000
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Economie, transition climatique, transports et solidarité territoriale sont au cœur des défis que relève au quotidien la Région Centre-Val de Loire.

Lieu phare de la création, de l’innovation et de l’art de vivre, son territoire, situé à 1h de Paris, est, depuis la Renaissance, celui qui incarne le mieux l’alliance Nature-Culture et Patrimoine. Aujourd’hui la Région s’affirme comme la collectivité phare, à l’articulation entre projet stratégique et proximité.

Plus de 3500 agents de la collectivité se mobilisent chaque jour pour la mise en œuvre du service public dans ses domaines d’activité : la formation, l’entretien et le fonctionnement des lycées, l’aménagement du territoire, l’environnement, la culture, la jeunesse et le sport.

En rejoignant notre Région, vous intégrez une équipe dynamique présente au sein de 6 départements et animée autour d’un projet managérial motivant !

Poste

Assistant.e administratif.ve transports CDD 5 mois (H/F)

Missions

Missions principales : Gestion administrative et technique des dossiers, courriers et rapports. Gestion des agendas.

ACTIVITES :

● Volet Assistanat : assistance administrative des chefs de services/adjoint et des agents des services : 50 %

Accueil téléphonique :

-             Assurer un premier niveau d’information auprès du public 

-             Filtrer et orienter les communications  

Gestion des courriers, des notes : 

-     Suivi des courriers arrivés et courrier rédigés : Tenue du suivi dans le chrono de la DTMD, suivi des signatures jusqu’à l’envoi des courriers

-     Suivi des notes rédigées (prise n° dans le chrono, mise en forme, suivi des visas électroniques, transmission aux destinataires).  

-     Suivi des mails reçus à la Région qui relèvent des Services SDI et SDSM (transmissions au bon interlocuteur, suivi des réponses dans un chrono spécifique) 

Suivi du processus de passage des rapports en Commission Permanente en lien avec l’assistante de Direction :

-   Préparation et envoi des notifications 

-   PROGOS : création de tiers et création de dossiers

-  Suivi du circuit de validation des conventions  

Suivi des congés et enregistrement des frais de déplacements des agents des Services SDI et SDSM 

Organisation de réunions, réservation de salles, gestion des agendas et tableau de suivi des COTECH/COPIL 

 Référente administratives des procédures administratives 

● Volet Service Dessertes et Infrastructures :

Rédaction de compte-rendu de grandes réunions partenariales (si nécessaire) et réunions de service

Préparation et envoi des conventions passées en CPR, suivi de la mise en signature 

Accompagnement à l’organisation logistique des ateliers REMI et des réunions partenariales dans le cadre des projets SERM

Rédaction des courriers de cession immobilier

 

Volet Service Data et services multimodaux :

Billettique scolaire et interurbaine

Réalisation des bons de commande, suivi financier en lien avec la chargée de mission billettique

Envoi pour impression des cartes billettique scolaire et suivi du reporting

CRU

Accompagner, la Chargée de mission Données Relations Usagers.

Participer aux ateliers portant sur la mise en place de l'étape 2 du projet de Gestion de la Relation Usagers intégrant le suivi des courriers.

Profil

- Maîtriser les règles et les principes de la rédaction de documents administratifs (Courriers, notes, rapports,…) et la prise de notes
- Connaître les services, l’organisation interne, les instances de décision et l’organisation politique et administrative de la Région
- Connaître le champ d’activité et d’intervention de la direction et le règlement applicable au transport collectif (en particulier dans le domaine du transport de voyageurs)
- Maîtriser les techniques d'assistanat, les règles et les conventions de rédaction administrative et outils bureautiques

- Maîtriser les techniques de classement et d’archivage
- Préparer les éléments de réponse d’une demande précise
- Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
- Planifier et hiérarchiser ses activités
- Travailler en équipe, se positionner dans son environnement interne et externe
- Avoir des qualités relationnelles affirmées
- Être autonome dans le cadre de ses activités

Informations
employeur

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Merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation via la plateforme de recrutement en ligne (lien de candidature)

Renseignements administratifs : Laëtitia BONNEVILLE, Chargée de recrutement : 02.38.70.27.46

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Domaine/Métier : Assistant administratif
Localité : Loiret

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