ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE EVENEMENTIEL (H/F)

VILLE DE CERGY  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : CERGY
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 03/10/2022
  • Valable jusqu'au : 03/12/2022
  • Code postal : 95800
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : CY/22/29/ASSISTANTADMINEVE/PM

Employeur

Ville de 65000 habitants disposant d’une qualité de vie et d’une offre riche de services au public, Cergy est situé à une trentaine de kilomètre de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin. Elle constitue un pôle économique et administratif majeur du territoire, avec une attractivité culturelle et étudiante forte.

Poste

Le service Coordination Événementielle assure, en transversalité, la coordination des manifestations municipales et associatives, apporte un appui technique, administratif et organisationnel et assure le pilotage de certaines manifestations d’envergure à l’échelle de la ville.

Au sein De ce service, l’assistant/e administratif/ve assure la gestion administrative du Guichet Unique des Manifestations et participe aux missions du Service Coordination Évènementielle.

 

MISSIONS

Assurer la gestion administrative du Guichet Unique des Manifestations :

  • Administrer les dossiers manifestations sur l’outil de suivi des demandes de manifestations,
  • Analyser les demandes et assurer une vigilance constante en alertant la cheffe de service sur les dossiers sensibles ou susceptibles de l’être,
  • Assurer l’accueil téléphonique et la relation avec les porteurs de projets,
  • Assurer le secrétariat des réunions du groupe manifestations,
  • Établir le calendrier exhaustif des manifestations sur le territoire,
  • Coordonner les relations avec l’ensemble des services municipaux et des partenaires internes/externes impliqués,
  • Assurer le suivi des conventions de prêt de matériel, des arrêtés…, en lien avec les services internes,
  • S’assurer que les actions à mener par les directions municipales sont effectives dans les délais impartis,
  • Proposer des outils de gestion ou des améliorations dans les outils existants.

Participer aux missions du Service Coordination Événementielle :

  • Participer aux tâches administratives du service (suivi parapheurs, suivi des courriers, Post Office, …)
  • Suivre certains dossiers et rechercher des informations en lien avec les activités du service,
  • Participer physiquement, en fonction des besoins, aux manifestations dans lesquelles le service est impliqué.

Assurer l’administration fonctionnelle du logiciel GMA :

  • Gérer les demandes de manifestations déposées sur le portail associatif,
  • Proposer les outils nécessaires à l’instruction transversale des dossiers,
  • Proposer des axes d’amélioration de ce nouveau logiciel métier.

 

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Durée et horaires : 39h hebdomadaires – 22 RTTs

                                9h – 18h du lundi au vendredi

Contraintes spécifiques :  travail possible ponctuellement en dehors des horaires normaux : le soir et les week-ends selon activités du service et les évènements.

Profil

Agent titulaire sur un grade de catégorie C (ou à défaut contractuel), vous êtes issu/e d’une formation de niveau Bac et justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein du secteur public. Vous connaissez le fonctionnement et les enjeux des collectivités territoriales, ainsi que des acteurs institutionnels et associatifs. Vous maitrisez la procédure d’organisation des manifestations.

Rigoureux/se et doté/e d’un bon relationnel, vous faites preuve d’adaptation et de réactivité. Votre méthodologie et votre organisation de travail vous permettent de gérer les délais impartis. Curieux/se mais discret/e, vous avez à cœur de travailler en transversalité. Une très bonne maîtrise des outils informatiques est attendue (Word, Excel notamment). La connaissance du logiciel GMA serait appréciée.

Informations
employeur

Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) sous la référence CY/22/29/ASSISTANTADMINEVE/PM à l’attention de M. le Maire, soit :

sur le site de la ville : https://www.cergy.fr/votre-mairie/cergy-recrute/

par mail : emploi.recrutement@cergy.fr

par courrier : Hôtel de Ville de Cergy – Direction des Ressources Humaines – 3 place Olympe de Gouges – BP 48000 Cergy – 95801 Cergy-Pontoise cedex.

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(Taille maximum : 1Mo
Type de fichier : pdf, doc(x), odt, rtf)

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Domaine/Métier : Assistant administratif, Agent de gestion administrative
Localité : Val-D'Oise

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