Assistant du Direction du Maire (H/F)

CHARENTON LE PONT : 28 936 habitants, aux portes de Paris et du bois de Vincennes, bénéficiant d’une situation privilégiée, de nombreux équipements sportifs et culturels dans un cadre de vie préservé

Nous avons le plaisir de vous informer que le Cabinet du Maire recrute :

  1 Assistante du Direction du Maire (H/F)

Adjoint administratif (catégorie C de la filière administrative) ou Rédacteur (catégorie B de la filière administrative) 

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.

L’agent sera sous l’Autorité hiérarchique du Maire en lien fonctionnel avec le Cabinet

MISSIONS

• Assurer le secrétariat courant du Maire en lien avec le Cabinet et certains élus : gestion des appels, courriers courriels, classement et archivage,
• Gestion de l’agenda et des rendez-vous du Maire : suivi des réunions, coordination des déplacements,
• Accueillir les visiteurs et interlocuteurs du Maire, en présentiel ou par téléphone,
• Préparation et installation des audiences du Maire (prise de rendez-vous, prise d’information, préparation des dossiers, suivi des audiences),
• Organisation de réunions, de réceptions et de voyages,
• Suivi du budget du Maire en lien avec le Cabinet, contrôles des factures,
• Préparation des Vœux,
• Gestion des divers fichiers du Maire en lien avec le Cabinet,
• Mise à jour du calendrier de permanences des élus,
• Gérer la confidentialité des informations et des échanges.

Activités principales :

• Gestion du courrier et des courriels liés au Maire en lien avec le Cabinet,
• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil des visiteurs,
• Tenue de l’agenda,
• Organisation des rendez-vous et des réunions,
• Elaboration et suivi du budget,
• Gestion des fournitures,
• Secrétariat.

COMPETENCES REQUISES

• Maîtrise de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Open Office, Internet, Ciril finances),
• Maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe,
• Maîtrise de la prise de note,
• Connaissance en organisation et en gestion du temps,
• Connaissance de l’environnement territorial,
• Connaissance des règles budgétaires,
• Maîtrise de la communication verbale,
• Collaborer et communiquer avec le personnel, la hiérarchie, les élus, les représentants des ministères et administrations,
• Être à l’écoute des charentonnais,
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques,
• Rédiger des courriers,
• Savoir gérer les priorités,
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la Collectivité et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur,
• Rendre compte à la hiérarchie

• Diplôme ou niveau requis : Niveau IV avec expériences, 
• Discrétion, sens de la confidentialité,
• Rigueur, organisation et autonomie,
• Aisance relationnelle,
• Capacité à travailler en équipe,
• Capacité d’écoute,
• Sens du service public,
• Disponibilité,
• Dynamisme, réactivité et adaptabilité.

HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Du lundi au vendredi, à raison de 7h40 par jour. Poste bénéficiant d’horaires variables
• La rémunération : Statutaire + RIFSEEP,
• Accès au Groupement d’Entraide du Personnel Communal (GEPC) et à des activités sportives,
• Participation de l’employeur à la complémentaire santé,
• Remboursement des forfaits de transport (domicile-travail).