Assistant des Elus H/F

S'installer à Amiens, c'est venir profiter de tous les atouts d'une métropole moderne, jeune, innovante et dynamique, la qualité de vie en plus.Parcourue par le fleuve Somme, la ville a su concilier développement urbain et respect des espaces naturels. Une ville qui se dévoile aisément, grâce à l'accueil chaleureux de ses habitants. Une ville où il fait bon vivre en somme, prête à vous accueillir les bras ouverts.

AMIENS MÉTROPOLE, communauté d’Agglomération créée le 1er janvier 2000, située à 1 h 15 de Paris, compte environ 180 000 habitants et représente la 31e communauté d’agglomération la plus peuplée de France. Composée de 39 communes, elle tient à ce titre une place importante en tant que 2ème ville des Hauts de France et de par sa situation géographique au centre du département de la Somme et au cœur du Nord de la France.

La Direction Générale des Services recherche

1 Assistant des Elus Ville d’Amiens (H/F)

Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5012)

MISSIONS

Au sein de la Direction Assistance aux Elus Ville d’Amiens, vous :

• Assistez au quotidien un(e) ou plusieurs Élu(e)s dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s) et mandat.
• Assurez les missions de secrétariat et d’assistance administrative, et être le point d’entrée de l’Élu(e) pour les services, les administrés et les partenaires extérieurs.

 A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Gestion de l’agenda et organisation des déplacements des élus :

• Vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités et assurez le suivi des invitations.
• Vous répondez aux sollicitations des cabinets pour les demandes de représentations du Maire ou Président.
• Vous préparez les dossiers pour les réunions programmées (bureaux, conseils, commissions …) et rappelez les informations importantes et leur degré d’urgence.
• Vous gérez les inscriptions à diverses manifestations et si besoin établir le budget prévisionnel afférent.
• Vous assurez le choix et la réservation des hôtels, ainsi que du mode de transport.
• Vous gérez la préparation logistique du déplacement (réservation du chauffeur, programmation internationale des téléphones).

 Organisation, planification et participation à des réunions :

• Vous rédigez les ordres du jour en concertation avec les élus et les services et respectez les délais de transmission de documents avant la réunion.
• Vous réservez les salles et le matériel nécessaire à la réunion.
• Vous participez  à des rendez-vous ou à des réunions (présentation de dossiers, prise de notes et rédaction du compte-rendu).
• Vous suivez la mise en œuvre des décisions prises et des délais impartis.

Accueil téléphonique et physique :

• Vous filtrez les appels entrants et traitez les appels téléphoniques par une recherche d'informations adéquates.
• Vous priorisez les demandes en fonction de l’urgence et renseignez les interlocuteurs.

Gestion du courrier :

• Vous réceptionnez, enregistrez dans le logiciel Elise, classez et répartissez les courriers reçus et transmettez les mails.
• Vous préparez, rédigez et envoyez des documents et préparez également des propositions de réponse à certains courriers d’administrés.
• Vous effectuez le suivi des courriers et des dossiers en cours et en rendez compte à l’élu.
• Vous gérez le circuit et la signature des parapheurs en veillant à la gestion des urgences signalées.

Par ailleurs, vous réalisez et mettez en forme différents travaux bureautiques, organisez le classement et l’archivage des dossiers et assurez la préparation, la gestion et le suivi des permanences de proximités et des astreintes.

CONDITIONS D’EXERCICE

Fonctionnement en binôme / Horaires variables / Pics d’activités / Disponibilité / Confidentialité /

Intérim de l’accueil du cabinet en l’absence de l’hôtesse d’accueil (par roulement)

Vous êtes titulaire à minima d’un BAC, de préférence d’un BAC+2 (type BTS Assistant de Direction / SAM). Vous disposez de très bonnes techniques rédactionnelles et maîtrisez les outils informatiques. Une bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale sera appréciée.

 Justifier d’expériences sur poste similaire et/ou en d’assistant(e) de direction est souhaité.

Vous appréciez le travail collaboratif et êtes force de proposition. Disposant de bonnes capacités d’analyse, vous avez d’excellentes qualités relationnelles (expression orale). A l’écoute, vous êtes autonome, réactif et rigoureux. Enfin, vous avez le sens des responsabilités et de l’organisation.

 Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle

La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion
en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible