Assistant de direction pour le secrétariat du Maire (H/F)

Communauté d’Agglomération Paris Vallée de la Marne

25 052 habitants

20 mn de Paris

Autoroute A4, A104

RER A

Sous l’autorité de l’assistante administrative et financière du secrétariat du Maire, vous aurez pour missions :

Principales

• Assurer des tâches d’accueil et de gestion administrative,
• Veiller à la continuité des missions de secrétariat, en complémentarité avec l’assistante administrative et financière,
•       Contribuer à l’organisation de diverses fêtes et manifestations.

Assurées régulièrement

•  Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
•  Organiser et planifier les réunions, les rendez-vous de Madame le Maire,
•  Assurer l’accueil du public dans le cadre de la permanence de Madame le Maire,
•  Assurer l’accueil des agents de la commune, des administrés, des personnalités reçues par Madame le Maire,
•  Transmettre les communications reçues à Madame le Maire,
• Assurer les tâches administratives du service : rédaction des courriers, des notes, des actes administratifs (arrêtés de débits de boissons),
•  Assister le suivi et l’organisation des fêtes et des cérémonies,
•  Assurer l’organisation et le suivi des dossiers,
•  Tenir à jour le fichier d’adresses et de l’annuaire vœux,
•  Assurer le classement, l’archivage et les photocopies de documents.

• Bac professionnel secrétariat,
• Expérience de plusieurs années sur des missions de secrétariat,
• Très bonne connaissance de l’environnement territorial,
•  Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Excel – Word – Internet – logiciels de messagerie),
•  Capacités à rédiger des correspondances administratives,
•  Qualités rédactionnelles et relationnelles,
•  Connaissance des techniques de classement et d’archivage,
•  Connaissance des techniques d’accueil de tous les publics : écoute, patience et diplomatie,
•  Très bon niveau d’orthographe,
•  Rigueur, méthode et sens de l’organisation,
•  Capacités d’initiative,
•  Nécessité d’une absolue discrétion et du respect de la confidentialité.