Assistant de direction F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et Pierre et Marie Curie.

Déployant ses formations auprès de 55 600 étudiants dont 4 500 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 400 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Elle dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Direction des Formations et de la Vie Étudiante (DFVE)

La DFVE de la Faculté des Sciences est chargée de la mise en œuvre des orientations de la faculté en matière de formation initiale et continue, de scolarité, de vie étudiante, d’orientation et d’insertion professionnelle, en France et à l’international.

Elle assure le pilotage, le cadrage et le suivi de l’offre de formation et est l'interlocutrice des départements de formation pour la mise en œuvre des actes et procédures de scolarité, de gestion des cursus de formation et assure le suivi et la diffusion de la réglementation des études supérieures.

Elle les accompagne dans l’élaboration et la mise en œuvre de partenariats internationaux de formation, et assure la promotion et le suivi de la mobilité étudiante.

Elle est chargée de l’accompagnement, de l’orientation, de l’insertion professionnelle. Veille à l’inclusion de tous les apprenants et apprenantes et facilite l’intégration pédagogique.

Elle favorise "la formation tout au long de la vie" en permettant ainsi à des salariés, particuliers, indépendants, demandeurs d'emploi, dans le cadre de leur projet professionnel et/ou personnel d'acquérir de nouvelles compétences.

Elle participe au développement du système d’information dans le domaine des formations.

La Direction est constituée de 5 pôles :

• Accompagnement de la Communauté Étudiante ;
• Formation Continue
• Outils Numériques Étudiants ;
• Relation Internationales ;
• Soutiens aux études.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie, Paris 5e

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Libellé de Fonctions : Assistant ou assistante de direction

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne en gestion administrative

BAP : J - Gestion et Pilotage 

Emploi type filière ITRF : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Mission :

L’assistant ou l’assistante de direction est en charge d’une part de l’appui direct à l’équipe de pilotage de la DFVE (assistance du directeur et du directeur adjoint, secrétariat et appui logistique pour la direction) et d’autre part de privilégier une relation avec les interlocuteurs internes (services et bureaux de la DFVE) et externes (autres directions de la FSI, de SU et hors SU).

L’assistant ou l’assistante de direction est sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la DFIPVE.

Activités principales :

• Assister la direction de la DFVE ;
• Assurer accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
• Réceptionner, analyser, répondre et/ou transmettre les courriers et les courriels ;
• Diffuser les informations en interne et externe ;
• Gérer les agendas des directeur et directeur adjoint de la DFVE
• Programmer les réunions en liens avec l’activité de la direction ;
• Planifier les réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;
• Assurer le suivi des différentes campagnes RH (entretiens professionnels, avancement (listes d’aptitudes et tableaux d’avancement), CET, congés) ;
• Préparer l’arrivée des nouveaux agents (postes informatique et téléphonique, accès bureaux, accés aux outils numérique) ;
• Gestion financière (demande de devis, transmission des bons de commande).

Encadrement : NON                                   

Conduite de projet : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France ;
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université ;
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle.

Savoir-faire :

• Respecter la confidentialité des informations et des données ;
• Trier, hiérarchiser et classer les informations ;
• Travailler en autonomie ;
• Analyser et gérer les demandes ;
• Rendre compte ;
• Maîtriser les techniques d’expressions écrite et orale ;
• Suivre les procédures en appliquant la règlementation.

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe ;
• Discrétion ;
• Disponibilité et réactivité ;
• Organisation et rigueur ;
• Sens du service public ;
• Hiérarchisation des priorités.