ILE DE FRANCE MOBILITES

Assistant de direction F/H

ILE DE FRANCE MOBILITES  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 30/09/2021
  • Valable jusqu'au : 30/11/2021
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Rôle d’Ile-de-France mobilités :
Île-de-France Mobilités (ex-STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-RER, Métro, Tram, Bus…).

Poste

Assistant de direction F/H

DOMAINE : Assistanat / Gestion Administrative

CADRE D'EMPLOIS : Rédacteurs territoriaux

STATUT DU POSTE : Permanent

CATÉGORIE : Catégorie B

LOCALISATION : Paris (75)

Environnement du poste

La direction générale dirige l’ensemble des équipes d’Ile-de-France Mobilités. Elle fixe les orientations stratégiques, fait le lien entre les services et la Présidente et rend des arbitrages sur tous les sujets qu’elle n’a pas déléguée aux directeurs.

Elle est composée d’un directeur général, de deux directeurs généraux adjoints, d’un conseiller spécial, et d’un pool de 2 assistants. Une « mission sûreté » lui est également rattachée, composée d’une déléguée régionale à la sûreté et d’un coordonnateur sûreté ainsi qu’une « mission Grand Paris Express » composée d’un directeur de projet et d’un coordonnateur de projet

Missions du poste

L’assistant-e de catégorie B apporte une aide permanente aux membres de la direction générale en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers.                      

A ce titre, il-elle assure pour le compte de la direction générale et la mission sûreté qui lui est rattachée :  

L’accueil physique, téléphonique et par courriel,

La gestion de l’agenda,

L’organisation, la préparation et la logistique de réunions multipartenaires en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes,

L’organisation de réceptions et évènements, en lien avec des prestataires externes (séminaires, vœux…),

Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs du manager,

L’enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,

Le classement et l’archivage de dossiers,

La rédaction de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers,

Le suivi de dossiers particuliers suivis par les membres de la direction générale,

L’intérim des autres assistants du pôle d’assistants de la direction générale durant leurs absences.

Il-elle prend une part active au réseau des assistant-e-s de l’établissement.


 

Profil

Profil recherché

Expériences et compétences

Connaissances mobilisées :

Techniques de secrétariat,

Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers,

Maîtrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,

Maîtrise des procédures administratives,

Connaissance de l’environnement public,

Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,

Classement et archivage,

Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,

Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes,

Notions d’organisation et de gestion du temps. 

Compétences requises : 

Initier,

Coordonner,

Organiser, gérer, anticiper,

Evaluer des informations,

Suivre un dossier en autonomie,

Communiquer à l’oral et à l’écrit,

S’adapter au changement,

Faire preuve de fiabilité,

Rendre compte,

Faire preuve de réactivité,

Garantir la confidentialité,

Travailler en réseau. 

Expérience requises :

Confirmée dans le secteur public sur des fonctions d’assistanat de direction,

Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.  

Autres informations

Conditions de recrutement

Les postes d’assistant à titre exclusif comportant des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires, font l’objet d’une bonification indiciaire de 10 points.

Informations
employeur

https://www.iledefrance-mobilites.fr/decouvrir/nous-rejoindre/nos-offres-d-emploi/assistant-de-direction-fh-155241076

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Domaine/Métier : Assistant de direction
Localité : Paris