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Assistant de direction F/H

SORBONNE UNIVERSITE  |  Titulaire, Contractuel, CDD

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 30/07/2020
  • Salaire : Non communiqué
  • Référence : Assistant de direction F/H (réf.6820)

Employeur

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir à la faculté de Médecine • http://medecine.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
La direction de la faculté, sous l’autorité directe du Doyen, comprend 12 personnels : le directeur général, la directrice générale adjointe en charge des affaires juridiques et de la vie institutionnelle, une responsable du pilotage, 2 ingénieurs relations internationales, la chargée de communication et son ingénieur Web, un acheteur public, le responsable administratif du site Saint-Antoine, une assistante de direction en charge de la vie institutionnelle et des plannings, l’assistante de direction du Doyen et une ingénieure hygiène et sécurité.

La direction a la charge de piloter les 2700 personnels rattachés à la faculté de Médecine de Sorbonne Université, répartis entre 13 unités de recherche et 5 scolarités traitant 17500 étudiants pour un budget consolidé de 110 M€.

Localisation :
Faculté de Médecine de Sorbonne Université
91 Bd de l’Hôpital - 75013 PARIS

Poste

Missions :

Fonctions : Assistant de direction F/H
Catégorie : B
Corps : Technicien-ne de recherche et de formation                          
BAP : J                

Mission :
Le/la technicien-ne en gestion administrative a pour mission d’assister au quotidien le directeur général de la faculté de Médecine. Il/elle planifie l’agenda, priorise les demandes, organise les réunions. Il/elle prépare les différents dossiers traités et rédige les différentes notes associées de la direction générale.

Activités principales :

  • Tenir l’agenda de la direction générale en priorisant les demandes et préparer l’ensemble des documents nécessaires ;
  • Mettre en forme et éditer divers courriers et comptes rendus ;
  • Organiser des réunions de travail et établir des comptes rendus ;
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
  • Participer à la préparation d'élections ;
  • Assurer le relais des informations internes ou externes au sein de la direction ;
  • Participer à la gestion informatique des plannings d’enseignement sur site Pitié Salpêtrière ;
  • Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans ;
  • Mettre à disposition les données et informations sous une forme facilitant leur appropriation ;
  • Participer à l’instruction de dossiers ;
  • Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
  • Assurer la logistique de la direction générale, notamment les besoins matériels et la gestion des stocks ;
  • Gérer les congés des cadres des directions.

Profil

Connaissances :

  • Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
  • Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
  • Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Compétences :

Savoir-faire :

  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 
  • Savoir rendre compte 
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles 
  • Travailler en équipe
  • Maitriser des logiciels de bureautique (Word, Excel et Outlook)
  • Informer et rendre compte à sa hiérarchie
  • Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
  • Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
  • Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences

 Savoir être :

  • Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
  • Autonomie, méthode et rigueur
  • Sens de l’organisation et de la coordination
  • Aptitude à travailler en équipe
  • Disponibilité, discrétion et confidentialité
  • Sens du contact et des relations humaines
  • Confidentialité
  • Polyvalence et capacité d’adaptation

Informations
employeur

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée à l'adresse mail suivante : medecine-drh-recrutement@sorbonne-universite.fr