Assistant de direction et de gestion Service Santé Etudiante H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service de santé étudiante (SSE) a vocation à s’adresser à l’ensemble des étudiants du territoire en leur offrant un accès à la prévention et au soin. Tous les étudiants inscrits dans les établissements du territoire conventionnés avec le SSE ont accès à ses services.

Le SSE, par sa prise en charge médico psycho sociale et sa stratégie de prévention, favorise l’accès aux droits à la santé et contribue à la réussite des étudiants.
Pour renforcer sa capacité d’agir, le SSE développe une démarche partenariale avec l’ensemble des acteurs de soins et avec les collectivités locales et territoriales.
Le service de santé Etudiante dans le cadre des missions réglementaires obligatoires et facultatives définies par le Décret n°2008-1026 du 7 octobre 2008, et par le Décret n°2023-178 du 13 mars 2023 a pour missions selon 3 axes principaux :

• La prévention, la promotion et l’éducation à la santé : prévention individuelle,
  prévention collective et prévention par les pairs
• La veille sanitaire
• L’accès aux soins de premier recours de tous les étudiants de leur territoire

Missions principales de l’agent :

Sous l’autorité du médecin directeur du SSE, l’assistant·e assure un soutien administratif, organisationnel et logistique indispensable au bon fonctionnement du service et de sa maison de la santé. Il/elle participe également au suivi administratif des ressources humaines, le suivi budgétaire et financier du service et de sa maison de la santé.

1. Soutien au pilotage et à la direction

• Assister le médecin directeur dans l’organisation quotidienne de ses activités (agenda, priorisation, planification) ;
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de direction et des instances internes ;
• Gérer les courriers, courriels et communications, en assurant la confidentialité des informations ;
• Assurer le lien entre la direction et les différents pôles du service, ainsi qu’avec les partenaires internes et externes privés et institutionnels ;
• Organiser les déplacements et la logistique de la direction ;
• Aide à la réalisation des supports de présentation, rapports et dépôts de dossiers ;
• Assurer le suivi administratif des ressources humaines (formalités d’intégration, suivi des congés, …).

2. Gestion administrative et financière

• Participer à la préparation, à l’exécution et au suivi budgétaire du service ;
• Assurer le suivi administratif des marchés, conventions et partenariats ;
• Contribuer à la gestion des moyens matériels, des achats et des stocks ;
• Collaborer avec les services financiers et administratifs de l’Université pour garantir la conformité des procédures ;
• Suivre les achats nécessaires au service : suivi des stocks, collecte des besoins, établissement des devis, passage des commandes, suivi des livraisons et factures ;
• Être référent (SIFAC, SI, réseau achats, etc ..).

3. Appui au fonctionnement général du service

• • Assurer l’accueil physique et téléphonique du service ;
  • Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs ;
  • Veiller à la bonne circulation de l’information et à la qualité du traitement des demandes ;
  • Contribuer à la préparation d’événements institutionnels ou de prévention.

Connaissance, savoir :

• Techniques de communication écrite et orale
• Organisation et fonctionnement des administrations publiques
• Principes de gestion administrative, budgétaire et comptable publique
• Outils bureautiques et logiciels de gestion
• Techniques de secrétariat, de classement et d’archivage
• Niveau B ANGLAIS exigé

Savoir-faire :

• Gérer les priorités et respecter les échéances dans un environnement à multiples interlocuteurs
• Organiser et assurer le suivi des activités de direction et des réunions
• Rédiger des documents professionnels (courriers, comptes rendus, notes, bilans)
• Utiliser les outils informatiques pour le suivi administratif et financier
• Traiter et transmettre des informations avec rigueur et discrétion
• Identifier et résoudre les problèmes administratifs ou logistiques courants
• Travailler en équipe et en réseau, avec des interlocuteurs variés

Savoir-être :

• Sens de l’initiative
• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel et de la communication
• Sens de la confidentialité
• Savoir accueillir
• Savoir s’exprimer oralement
• Être rigoureux
• Être autonome
• Esprit de synthèse
• Ponctualité

Information complémentaire :

Poste ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels en CDD 3 ans