Assistant de direction en charge des affaires institutionnelles F/H

UNIVERSITE DE BORDEAUX  |  Titulaire

En Bref

  • Lieu de travail : PESSAC
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 29/07/2021
  • Valable jusqu'au : 29/09/2021
  • Code postal : 33600
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Fondamentalement pluridisciplinaire, l’université de Bordeaux accueille plus de 55 000 étudiants et emploie 6 000 personnels. Elle est dotée d’un budget global de 560 M€.

Lauréate des grands programmes nationaux d’investissement en faveur de l’ESRI, l’Université connaît une trajectoire et une dynamique d’évolution résolument tournées vers un modèle d’université innovante. 

Déterminée à poursuivre sa trajectoire de développement initiée ces dix dernières années, l’objectif de l’Université de Bordeaux est de faire de sa position d’université internationale à forte activité de recherche, un levier au service des grands défis scientifiques et sociétaux du 21ème siècle, une source d’inspiration pour une formation supérieure renouvelée, et un atout pour nourrir l’innovation de rupture.

Poste

Missions :

L'assistant.e aura pour missions principales :

(1) Assistance technique, administrative et financière de l'équipe de direction du collège ;
(2) Gestion des activités liées à la vie institutionnelle du collège : élections, organisation des conseils, comités et réunions ;
(3) Appui à la préparation et l'instruction des dossiers techniques du collège. 
L'assistant.e de direction est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur et du RAF du collège et travaille en étroite collaboration avec l'équipe de direction et l'ensemble des services (RHSE, GFC, Finances). Il est au carrefour de l'activité de différents niveaux décisionnels et assure un rôle essentiel de trait d'union entre les pôles de l'université (niveau 1) et les composantes du collège (niveau 3). De ce fait, l'assistant de direction répond à des sollicitations de l'ensemble des services centraux comme des services décentralisés de l'université.  

(1)
- Gérer les plannings et agendas de l'équipe de direction (directeur, directeurs adjoints et RAF) ;
- Gérer le courrier, les parapheurs, les messageries et les réservations des salles de réception ;
- Accueillir, informer et orienter les personnels de la structure ;
- Gérer les aspects logistiques et financiers liés au fonctionnement de la structure (fournitures, réservations, commandes, missions) ;
- Assister le responsable administratif et financier dans le pilotage de la structure et le traitement des informations (réseau partagé, aide à la mise à jour du site web, organisation des réunions d'équipe, etc.) ;
- Sélectionner et diffuser l'informtion en interne et en externe.

(2)
- Organiser les conseils de collège (restreints, pléniers + commissions internes), comités des directeurs et comités stratégiques en lien avec le bureau du collège : convocations, ordre du jour, documents et supports à destination des conseillers ;
- Rédiger les proces-verbaux des conseils pleniers et mettre en forme les extraits des décisions et des délibérations du collège ;
- Organiser les élections en lien avec les services du collège et la direction des affaires juridiques ;
- Veiller à la mise à jour des statuts du collège et de ses composantes ;
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.

(3)
- Assurer les circuits de signature des conventions et leur archivage ;
- Renseigner les tableaux de bord nécessaires à l'équipe de direction ;
- Suivre les campagnes d'équipement informatique des enseignants et enseignants-chercheurs ;
- Assister la direction dans la préparation et le suivi des dossiers techniques. 

Profil

Savoirs :

  • Techniques de communication
  • Rechercher l'information, la vérifier, la classer et la diffuser
  • Hiérarchiser son activité et anticiper les échéances
  • Avoir une bonne connaissance de l'organisation de l'université de Bordeaux
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit
  • Avoir des notions de base en gestion financière


Savoir-faire :

  • Bonnes qualités rédactionnelles
  • Savoir rédiger de manière autonome des messages administratifs et des comptes rendus
  • Savoir rendre compte
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (GFC, GRR) et les outils bureautiques
  • Accueillir les usagers et les extérieurs et savoir les orienter
  • Enregistrer et classer les documents
  • Bonnes connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • S'organiser et travailler pour plusieurs responsables (directeur, directeurs-adjoints, RAF).  


Savoir-être :

  • Sens relationnel
  • Sens de l'organisation
  • Rigueur et fiabilité dans le traitement des données,
  • Discrétion et confidentialité
  • Réactivité face aux urgences et aux imprévus

Informations
employeur

Poste de titulaire catégorie B

CV et lettre de motivation à envoyer jusqu'au 27 août 2021

Rémunération
Selon grille indiciaire en vigueur + IFSE socle

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Assistant de direction
Localité : Gironde