Assistant de Direction du DGS et responsable du secrétariat général et du service courrier H/F

La Ville de Sevran est une ville dynamique, jeune et vivante de 50 000 habitants. La politique municipale est l'amélioration et l'adaptation constante des services publics pour répondre aux besoins des Sevranais, améliorer leur bien-être et le vivre ensemble. Elle a à cœur de porter les valeurs républicaines que sont la laïcité, l'égalité et la solidarité. Avec 2 nouvelles gares du métro du Grand Paris, de vastes espaces verts et ouverts comme le canal de l'Ourcq et le parc forestier de la Poudrerie, une population diversifiée et un riche tissu associatif, elle dispose d'atouts forts pour améliorer le quotidien des Sevranais et œuvrer pour leur avenir. Voilà le projet que portent ensemble les agents de la Ville.

Sous la responsabilité du DGS, le/la responsable du secrétariat général, pilote l'ensemble des missions et encadre une équipe de quatre personnes (deux assistantes de direction, une chargée d’accueil de l’hôtel de ville, un chef d’équipe des appariteurs), s'implique dans les tâches quotidiennes et apporte son expertise et sa dynamique. Les missions de ce poste sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec le cabinet du Maire.

Missions principales :

Organisation de la vie professionnelle et du secrétariat du DGS

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages de toutes natures

• Rappeler des informations importantes

• Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...)

• Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations...

• Assister le DGS dans l'organisation et le suivi de certains projets

• Organiser le classement et l'archivage des dossiers du DGS

Missions spécifiques :

 Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information

Missions spécifiques :

Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information

Missions spécifiques :

Suivi et organisation les activités du secrétariat général

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général

• Suivre l'exécution budgétaire du service

• Gérer les plannings et réservations des salles de réunions

• Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS

• Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants

• Gestion des parapheurs dématérialisés

• Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions

• Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :

• Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
  Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier

• Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier

• Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service

• Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets

• Vous contrôlez et ventilez le courrier " arrivée ", les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.

• Vous accompagnez les membres de l'équipe

• Vous réalisez les entretiens annuels professionnels

• Vous diffusez et accompagner l'information

Vous êtes idéalement titulaire d'une formation supérieure de type Bac+3, vous avez une expérience significative en management et avez une connaissance des acteurs et/ou partenaires des collectivités territoriales. Vous savez hiérarchiser les priorités, planifier le travail d'un service et répartir les tâches.
Vous êtes doté-e d'une capacité de communication, d'écoute, de dialogue et apportez des savoir-faire dans l'animation d'équipe.

SAVOIR ETRE ET SAVOIR FAIRE

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité

• Savoir être autonome et prendre des initiatives,

• Savoir faire face aux imprévus et être capable de traiter différents sujets en même temps

• Hiérarchiser les urgences pour optimiser son organisation

• Rigueur professionnelle

• Qualité relationnelle,

• Diplomatie, disponibilité, réactivité

• S’exprimer avec aisance

• Rendre compte à sa hiérarchie

• Respecter les consignes

• Travailler en équipe (entraide et disponibilité)