Assistant de direction - CCAS H/F

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

Vous êtes à la recherche d'un emploi ou cherchez des renseignements sur des formations ou une reconversion professionnelle ? Vous trouverez sur cette page toutes nos opportunités d'emploi à la mairie et auprès de nos partenaires. Nous organisons des forums sur la formation, l'emploi tout au long de l'année.

L’agent est chargé du secrétariat de la Direction du CCAS et travaille en étroite relation avec la Directrice.

Assurer le secrétariat de la direction :

• • • Assurer l’accueil téléphonique
    • Renseigner les services sur les disponibilités sur l’agenda du Directeur
    • S’assurer du respect des procédures suivantes :
  • Ordre de mission,
  • Numéros d’arrêtés,
  • Signature de courriers
  • Bon pour reprographie 
    • Frappe du courrier - des décisions – des délibérations et télétransmission des actes
    • Organiser les réunions – commission cohésion sociale– réunion responsables de structures
  • Réserver les salles
  • Envoyer les convocations et les documents
  • Préparer les pochettes de réunions
    • Assurer la gestion du courrier :
  • Trier et Répartir entre les services
  • Classer et organiser les revues, magazines, courriers
  • Gérer les demandes de campagnes d’information
    • Passer les commandes de fournitures de bureau, enveloppes, ramettes de papier, cartouches, magazines et les faire livrer dans les différents services. Gérer le budget y afférents par service.
    • Prendre en note et rédiger les comptes rendus des réunions des responsables de structures ou autres réunions comme le conseil d’administration par exemple
    • S’occuper de l’archivage des dossiers de la direction en lien avec le service des archives 
    • Télétransmettre les actes en préfecture
    • Gérer l’organisation et l’envoi des documents en lien avec le conseil d’administration
    • Référent informatique
    • Rédiger les notes de service pour les projets portés par la direction

Gestion de divers projets :

• • • Coordination du dispositif BB sur roues
    • Animation et suivi de la gestion de protection des données du CCAS
    • Gestion du dossier canicule avec la remise à jour chaque année des différents documents (planning des astreintes, procédure…)

Assurer des missions diverses :

• • • Gérer les congés des responsables de structure
    • Administrer les dossiers des stagiaires en lien avec la DRH et établir des statistiques sur leur nombre
    • Déclarations SACEM pour les événements
    • Préparation du calendrier des évènements du CCAS
    • Réception cartons d’invitations – tracts – notes de services pour manifestations dans les 3 clubs pour suivi reprographie – signature et envoi

Etablir la liste d’invités pour des manifestations ou inaugurations diverses et envoyer les invitations

Etre titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat.

Connaissances :

• Maîtrise de l’orthographe
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique

Compétences techniques :

• Maîtrise de l’outil informatique
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels

Compétences comportementales :

• Être rigoureux et organisé
• Avoir le sens de l’écoute et du contact
• Être patient
• Être diplomate
• Être discret
• Disponible