Assistant coordination dossiers communs aux institutions présentes aux Archives F/H

Les Archives nationales, service à compétence nationale du ministère de la Culture, sont le plus grand centre d’archives d’Europe. Mémoire de la France, elles conservent et communiquent aux publics les archives de l’État depuis le Moyen Âge, celles des notaires parisiens et des archives privées d’intérêt national. Elles contribuent à la connaissance de l’histoire et au partage des valeurs citoyennes auprès du grand public, en particulier des plus jeunes, par leurs expositions, publications et autres activités de médiation. Implantées à Pierrefitte-sur-Seine, siège de l'institution, et à Paris, dans le quadrilatère historique des Archives, au cœur du Marais, les Archives nationales comptent un effectif d’environ 500 agents. Les grandes orientations stratégiques de l’institution sont développées dans le cadre de la Stratégie 2021-2025 des Archives nationales. La refondation de l'institution se poursuit avec la constructiond’une extension à l’horizon 2027 sur le site pierrefittois et le schéma directeur des Archives nationales pour le site parisien, comportant un important programme de restauration, réhabilitation et mise aux normes. De plus amples informations peuvent être obtenues sur le site internet des AN

Rattaché(e) au chef de projet chargé de la fonction de syndic de site du quadrilatère des Archives, l’agent(e) travaillera étroitement en lien avec le service immobilier et de la logistique (SGIL).

L’assistant(e) devra, en lien avec le chef de projet :

• assister le chef de projets pour assurer les vérifications de la bonne exécution des prestations pour l’exploitation courante : suivi des interventions de maintenance préventive et corrective des entreprises ; vérification de la bonne exécution des petits travaux.
• Vérification sur site du bon usage des espaces partagés, de la signalétique de site.
• assurer le secrétariat des réunions des comités d’exploitation tenus mensuellement avec les services opérationnels, et celui du comité de pilotage qui se réunira tous les 6 mois,
• assurer la saisie de données dans les outils de gestion des espaces et des affectations (SIG, base espaces) ainsi que de gestion immobilière (GMAO, RT, OPERAT)
• effectuer les relevés bimensuels terrain des consommations d’énergie et de fluides et s'assurer de leur cohérence avec les bases de données immobilière de la direction immobilière de l'état. Saisie des données de consommations.
• vérifier la mise en place des mesures relatives à la démarche de développement durable, notamment s’assurer de la bonne tenue du tri sélectif et de la gestion des déchets sur le site de Paris en vérifiant le bon usage des conteneurs.
• assurer le suivi des indicateurs transition écologique (rapportage ministère, trackdéchets, etc..)

L’agent recherché doit impérativement disposer d’une expérience dans la gestion d’un projet, la logistique et être habitué à collaborer avec des interlocuteurs différents, planifier et coordonner les différents travaux et suivre leur exécution.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise bureautique,
• Maitrise des concepts et principes de la gestion technique immobilière
• Connaissance scientifiques et techniques en matière d’environnement
• Connaissance du logiciel de dessin Autocad

Savoir-faire

• Capacité à négocier
• Appliquer et faire appliquer les consignes de travail

Savoir être

• Rigueur, ponctualité
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité d'initiative
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à gérer des prestataires extérieurs