ASSISTANT ADMINSTRATIF VIE SCOLAIRE (H/F)

Ville de 70 000 habitants, Cergy a été élue 1ère Ville du Val d’Oise dans « laquelle il fait bon vivre ». Située à une trentaine de kilomètres de Paris (RER A, SNCF, A15…), aux portes du Parc naturel du Vexin, elle offre de nombreux services au public. Pôle économique et administratif majeur du territoire, elle se distingue par son attractivité culturelle et étudiante.

La Direction de l’Education met en œuvre l’ensemble de la politique municipale éducative en direction des enfants de 3 à 10 ans (scolarisation en cycle primaire) : fonctionnement et entretien des écoles, organisation et gestion des temps périscolaires et extrascolaires, gestion des inscriptions scolaires et partenariat avec les acteurs associatifs du territoire. La Direction coordonne à ce titre les projets éducatifs de la collectivité, en particulier le PEDT.

Le pôle Scolaire du service Vie Scolaire est découpé en trois secteurs gérés chacun par un assistant administratif. À ce titre, il gère le suivi des effectifs (inscriptions, affectations, demandes de dérogations) et assure le lien entre les écoles et les élus représentant la municipalité lors des conseils d’écoles.

MISSIONS

Gérer les affectations et inscriptions scolaires :

• Affecter les enfants dans les écoles en respectant la sectorisation et les capacités d’accueil des groupes scolaires
• Traiter les demandes de dérogation et participer à l’organisation des commissions avec les élus
• Assurer le lien avec les familles, les directions d’école et les partenaires (Inspection de l’Education Nationale, Cergy Famille…)
• Mettre à jour les données dans le logiciel dédié et dans les outils de suivi
• Assurer le suivi administratif des radiations

Suivre les effectifs et assurer la gestion scolaire courante :

• Enregistrer les répartitions d’élèves dans les classes sur le logiciel CIRIL
• Tenir à jour hebdomadairement les tableaux de bord liés aux effectifs
• Transmettre les informations de radiation aux services concernés
• Communiquer régulièrement avec les directions d’école pour fiabiliser les données

Organiser les commandes et les moyens matériels :

• Recenser les besoins en produits pharmaceutiques auprès des écoles
• Élaborer les bons de commande et assurer le lien avec le service des achats
• Suivre les livraisons et répartir les fournitures selon les besoins

Gérer les demandes d’occupation et d’utilisation des locaux scolaires :

• Réceptionner et analyser les demandes d’occupation des locaux par les écoles
• Appliquer les règles définies dans la note de cadrage pour accorder ou refuser les demandes
• Informer les services logistiques des besoins ou événements programmés
• Assurer une traçabilité des demandes et leur suivi

Participer à l’organisation des instances de concertation scolaire :

• Mettre à jour les fiches écoles et le planning des conseils d’école
• Préparer et transmettre les dossiers aux élus après validation hiérarchique
• Renseigner les retours issus des ODJ et comptes rendus dans les tableaux de suivi interservices
• Participer aux réunions du Conseil Local des Parents et rédiger les comptes rendus
• Collaborer à la mise en œuvre du conseil local des parents et à la cérémonie d'intronisation des RPE

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Temps de travail : 39h – 22 RTT – Horaires variables – Possibilité de télétravail deux jours par semaine et participation possible à l’expérimentation en cours de la semaine en 4,5 jours

Avantages sociaux : Carte restaurant, CNAS, associations du personnel, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, prime annuelle, forfait mobilité durable, plan de formation

Conditions particulières d’exercice : Déplacements réguliers au sein des écoles du territoire de Cergy : pool véhicules, mise à disposition de titres de transport, vélos électriques – Présence en soirée cinq fois par an dans le cadre des Conseils Locaux des Parents

Titulaire de la fonction publique sur un grade de catégorie C ou d’un diplôme de niveau Bac à Bac +2, vous disposez d’une première expérience réussie dans un environnement administratif, de préférence en lien avec le secteur scolaire ou éducatif.

Organisé, rigoureux et autonome, vous savez gérer simultanément plusieurs dossiers tout en respectant les échéances. Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et savez vous approprier rapidement un logiciel métier (type CIRIL).

Doté d’un excellent sens du service public, vous faites preuve de discrétion et de réactivité, notamment dans la gestion de dossiers sensibles liés aux familles, aux affectations scolaires ou à la vie des établissements. Vos qualités relationnelles vous permettent de travailler efficacement en lien avec différents interlocuteurs : écoles, familles, services internes, élus, partenaires institutionnels.

Vous possédez également une bonne connaissance du fonctionnement des établissements scolaires, des procédures administratives, et des circuits de décision au sein d’une collectivité. La maîtrise des bases de la gestion d’effectifs ou du suivi budgétaire constituera un atout.