Assistant adminitratif (H/F)

Située dans l’est des Yvelines, à 10 km de Versailles, la ville de Voisins-le-Bretonneux est une commune dynamique et résidentielle, résolument tournée vers les nouvelles technologies. Avec ses 11 687 habitants, elle constitue une des douze communes de la Communauté d’agglomération de Saint Quentin en Yvelines (229 369 habitants). La ville de Voisins-le-Bretonneux bénéficie d’un cadre privilégié et prône une ambitieuse politique d’aménagement et de services aux habitants. Elle s’attache à offrir des infrastructures modernes et de nombreux services de proximité à ses administrés, selon leurs besoins.

Voisins-le-Bretonneux est accessible en transports en commun (plusieurs lignes de bus relient la Ville à la gare de Saint-Quentin-en-Yvelines, Versailles et autres destinations) et en voiture (parking gratuit pour les agents de la Ville).

Sous l’autorité de la cheffe du service Petite Enfance / Enfance / Jeunesse, et dans une équipe composée également d’une cheffe de secteur scolaire, d’une cheffe de secteur périscolaire, d’un chef de secteur Jeunesse et de deux assistantes, vous assurez l’accueil du public et la gestion administrative des différents secteurs composant le service, et plus particulièrement du secteur Petite enfance.

Missions principales :

• Assistant(e) du secteur Petite enfance :

  • accueil des familles -  inscriptions en crèche

  • préparation et organisation des commissions d’admission - gestion de la liste d’attente

  • rédaction de courriers types à l’intention des familles

  • gestion de la base de données des familles sur le progiciel métier (actualisation des quotients, …)

  • suivi du budget petite enfance (engagements et suivi de dépenses)

  • suivi de l'exécution des marchés publics (alimentation)

• Missions polyvalentes pour l’ensemble du service :

  • accueil physique et téléphonique du service 

  • information des familles sur les différents services proposés - accueil et accompagnement dans leurs démarches

  • suivi et gestion des boîtes mails du service

  • traitement et suivi des courriers et courriels

  • rédaction de courriers, convocations et comptes-rendus

  • paramétrage et mise à jour du progiciel métier (enregistrement des fiches de renseignements, des PAI, paramétrage des activités …)

  • paramétrage et mise à jour du portail familles

  • assistanat du secteur périscolaire pour la partie “Centre de Loisirs Associé aux Écoles” (CLAE)

  • suivi de la liste d’attente des inscriptions vacances hors délai aux CLAE, en collaboration avec la cheffe de secteur périscolaire

  • gestion des absences liées aux sorties de classe (annulation des repas, transmission des informations au prestataire restauration, service ACM et CLAE)

  • élaboration et mise à jour des procédures et des tableaux de bord

  • classement et archivage du service

• Mission complémentaire : Référente PPMS (élaboration et suivi des dossiers en lien avec les écoles, les CLAE, les crèches et la Jeunesse)

Compétences et qualité requises :

• Maîtrise de l’outil informatique

• Bon niveau rédactionnel

• Savoir réaliser des tableaux de bord

• Savoir s’adapter aux situations et aux interlocuteurs

• Sens du relationnel / travail en équipe et en transversalité

• Esprit d’initiative et autonomie dans la réalisation de ses tâches