Assistant administratif au sein de la Direction des Mobilités H/F

Pourquoi nous rejoindre ?

Le Département place au cœur de ses engagements employeur l’épanouissement de ses agents et le respect de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Rejoindre le Département des Hauts-de-Seine, c’est faire le choix d’une collectivité de 4 500 agents représentant plus de 150 métiers, où il fait bon travailler en bénéficiant:

•  de beaux projets pour construire l’avenir du Département 
•  d’un cadre de travail moderne et propice au bien être
•  d’une organisation du travail pour un équilibre vie pro/vie perso
•  d’une politique salariale attractive
•  d’opportunités de carrière et de formation pour évoluer
•  d’un soutien à la parentalité

Et si, vous aussi, vous conciliiez épanouissement et projets professionnels ?

Assurer l’ensemble des tâches administratives du secrétariat de l’unité administrative et budgétaire, en garantissant le bon fonctionnement quotidien et le suivi rigoureux des dossiers. Cela inclut la gestion du courrier et des parapheurs, la préparation et le suivi des réunions, la mise à jour des tableaux de bord et indicateurs, ainsi que le classement et l’archivage des documents. Le poste implique également d’apporter un soutien à la coordination des activités de l’unité, de faciliter la circulation de l’information et de contribuer à la préparation des notes, rapports et documents de synthèse destinés à la hiérarchie et aux partenaires.

Missions / conditions d'exercice

• Gérer le courrier et les bons de commande : réception, envoi, suivi du circuit de signatures et archivage des documents de la direction.
• Assurer l’accueil et la gestion de l’agenda du chef d’unité, planification des réunions et gestion du standard téléphonique.
• Gérer les fournitures et le support administratif pour le bon fonctionnement de l’unité et l’envoi des documents à la cellule comptable.
• Mettre en œuvre le système qualité et participer aux réunions périodiques de l’unité pour le suivi des activités.
• Contribuer aux travaux transversaux : participation aux groupes de travail et réflexions stratégiques de la direction.

Adjoint administratif titulaire ou, à défaut, contractuel, le ou la candidate possède une formation en secrétariat ou en procédures administratives, ou justifie d’une expérience significative dans le domaine.

Il ou elle maîtrise les outils informatiques et sait créer et suivre des tableaux de bord. Rigoureux(se), méthodique et adaptable, le ou la candidate fait preuve d’aisance relationnelle et apprécie le travail en équipe.