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Archiviste (H/F)

INRAP  |  Titulaire, Contractuel, CDI

En Bref

  • Lieu de travail : Somme
  • Catégorie : A
  • Date de publication : 10/12/2019
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

Avec plus de 2.100 collaborateurs et chercheurs, l’Institut national de recherches archéologiques préventives (Inrap) est la plus importante structure de recherche archéologique française et l’une des toutes premières en Europe.

Placé sous la double tutelle du ministère de la Culture et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, l’Inrap, établissement public administratif, réalise l’essentiel des diagnostics archéologiques et des fouilles en partenariat avec les aménageurs privés et publics : soit près de 2 000 chantiers par an, en France métropolitaine et dans les départements d’outre-mer.

Doté d’une organisation reposant sur un siège parisien et huit directions territoriales, il dispose d’un budget de près de 160 millions d’euros.

Poste

Missions :

Archiviste (H/F)

 

Catégorie

4/5

Filière

Administrative

Modalités

Poste à pourvoir par recrutement interne ou externe en CDI

Affectation

Siège – Direction de l’administration et des finances – Service des affaires générales et immobilières

Lieu d’exercice 

Siège de l’établissement

Direction de l’administration et des finances

Service des affaires générales et immobilières

 

 

Environnement professionnel 

 

- Mission du service 

  • Elaborer et suivre la stratégie immobilière de l’institut ;
  • Assurer le fonctionnement immobilier des implantations pérennes de l’institut;
  • Veiller aux obligations de l’institut en matière d’assurances obligatoires;
  • Gérer le service intérieur du siège ;
  • Mettre en œuvre les politiques ministérielles dans les différents domaines (archivage, développement durable…) ;
  • Assister les directions régionales dans leurs missions en assurant, plus largement qu’aujourd’hui, un soutien logistique (harmonisation et consolidation des besoins des directions, mise en œuvre logistique des marchés gérés par le SAGI, élargir le périmètre des besoins gérés par le SAGI, …) ;
  • Assurer la gestion budgétaire de toutes les dépenses gérées par le SAGI (engagement, commande, liquidation, mandatement), y compris la gestion administrative des marchés dont il est responsable.

 

 - Rattachement hiérarchique 

Chef du service des affaires générales et immobilières

 

- Relations fonctionnelles :

  • Interne : tous les services du siège et des Directions interrégionales
  • Externes : Différents prestataires, services nationaux et départementaux en charge des archives, ministère de tutelle

 

Missions

Sous l’autorité du chef du service, l’archiviste assure la gestion des archives du Siège et anime et coordonne la politique d’archivage de l’Institut au plan national. Il devra mettre en place de la gestion des archives électroniques au sein de l’Institut.

Sa mission est en synergie avec les 8 directions interrégionales de l’Institut, il s’assure de la mise en œuvre et du respect des procédures de gestion des archivistes. Il est responsable des opérations de destruction et de versements des archives de chaque DIR.

 

Fonctions

Dans les conditions définies ci-dessus, l’archiviste gestionnaire des archives administratives de l’Institut a pour principales fonctions :

 

  • Le rôle de référent archiviste de l’Institut auprès des institutions

Représente l’institut et assure les relations avec l’ensemble des acteurs externes notamment les ministères de tutelle et les archives nationales.

 

  • La définition et la mise en œuvre de la politique d’archivage de l’institut

Définition d’un plan stratégique de gestion des archives, élaboration et mise en œuvre d’un plan pluriannuel d’actions

 

  • La gestion des archives du Siège

L’archiviste aura pour cette mission, la gestion des demandes de communication, des versements internes et externes et des opérations d’élimination. L’animation des référents archives des directions du Siège. La gestion du local archives du siège et de l’organisation de son stockage et des travées.

 

  • Le pilotage des référents archives des Directions Interrégionales

Cette mission comprend notamment l’animation et la formation des référents archives, leur accompagnement et le contrôle de leurs missions.

La création et le suivi des procédures et de leurs outils de gestion, le reporting de leurs activités.

Le pilotage de la collecte des archives, comprenant l’accompagnement de la préparation des versements, la sensibilisation des usagers, la vérification des versements,

 

  • La responsabilité de l’ensemble des opérations de destruction et de versement de l’Institut

Décide et organise des missions de destruction et de versement des archives sur l’ensemble des sites de l’Institut. Pour ce faire, réalise les consultations et marchés publiques nécessaires, obtient les autorisations nécessaires.

 

  • L’optimisation des implantations et de l’organisation des locaux d’archives,

Création d’une base des locaux archives, création d’un plan d’actions de gestion et d’optimisation des locaux tenant compte des priorités définies par les changements d’implantation et les fermetures de site. La base comprendra le suivi des DTA des locaux dans le respect de la circulaire Amiante.

 

  • La création et l’actualisation des procédures et guides concernant ses missions

Cette mission comprend l’actualisation du tableau de gestion et du guide de l’archivage de l‘établissement. L’archiviste devra formaliser l’ensemble des procédures relatives à la gestion des archives

 

  • Le contrôle du respect des procédures de gestion des archives en Directions

 

  • L'élaboration et la mise en œuvre des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation…)

Reporting :

 

  • Participer à la production et à l’analyse de tout reporting, tableaux de bord 
  • Etre force de proposition afin d’optimiser le dispositif et mener à bien toutes études ponctuelles afin de proposer des pistes de rationalisation et/ou des outils d’aide à la décision et à ce titre anticiper les implications des orientations et évaluer les actions.

 

Contrôle interne et maîtrise des risques :

 

  • Veiller au développement et à l’adaptation continue des procédures
  • Assurer la maîtrise des risques sur son périmètre
  • Mettre en place et développer le contrôle interne sur son périmètre

 

 

Le poste comprend des déplacements fréquents en Régions.

 

Les fonctions décrites ci-dessus correspondent aux principales fonctions afférentes au poste. Elles peuvent faire l’objet d’adaptations pour des besoins de service.

Profil

Diplôme – Expérience professionnelle 

 

Diplôme d’archiviste et 10 ans d’expérience dans une fonction similaire idéalement dans la gestion d’archives publiques.

 

 

Compétences et expériences requises :

 

  • Savoir-faire :
  • Expertise des règles et des outils de gestion des archives d’un établissement public national ;
  • Maîtrise des obligations auprès des archives publiques nationales et départementales ;
  • Gestion du temps de travail et des engagements calendaires ;
  • Connaissance des règlementations et des normes en vigueur ;
  • Maîtrise des logiciels Word, Excel, illutrator.

 

 

  • Savoir-être :
  • Sens des responsabilités, autonomie, organisation et rigueur dans les procédures ;
  • Aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe et au partage de l’information
  • Culture du projet, capacité à rendre compte et communiquer
  • Esprit de synthèse face à une densité importante d’informations complexes.

 

 

Avantages :

 

  • 30 jours de congés annuels + 20 jours de RTT
  • Mutuelle et prévoyance
  • Tickets restaurants
  • Carte culture (accès aux musées et monuments nationaux affiliés au Ministère de la Culture)
  • Association du personnel (voyages, locations, aides activités culturelles)

Informations
employeur

Les candidatures doivent être déposées sur la plate-forme recrutement via le lien suivant https://www.inrap.fr/recrutement