Agent de scolarité en formation apprentissage H/F

L'Université Paris-Saclay est l'une des meilleures universités françaises et européennes, à la fois par la qualité de son offre de formation et de son corps enseignant, par la visibilité et la reconnaissance internationale de ses 275 laboratoires de recherche et leurs équipes, ainsi que par l’attention apportée, au quotidien et par tous ses personnels, à l’accueil, l’accompagnement, l’interculturalité et l’épanouissement de ses 48 000 étudiants. L’Université Paris-Saclay est constituée de 10 composantes universitaires, de 4 grandes écoles (AgroParisTech, CentraleSupélec, Institut d’Optique Graduate School, ENS Paris-Saclay), d’un prestigieux institut de mathématiques (Institut des Hautes Études Scientifiques) et s’appuie sur 6 des plus puissants organismes de recherche français (CEA, CNRS, INRAE, Inria, Inserm et Onera). Elle est associée à deux universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines et Université d’Évry) qui fusionneront dans les années à venir et dont les campus jouxtent le territoire du plateau de Saclay et de sa vallée. Ses étudiants, ses enseignants-chercheurs, ses personnels administratifs et techniques et ses partenaires évoluent dans un environnement privilégié, à quelques kilomètres de Paris, où se développent toutes les sciences, les technologies les plus en pointe, l’excellence académique, l’agriculture, le patrimoine historique et un dynamique tissu économique. Ainsi l’Université Paris-Saclay est un établissement de premier plan implanté sur un vaste territoire où il fait bon étudier, vivre et travailler. Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité
 

Fonction : Agent de scolarité en formation apprentissage H/F

Métier ou emploi type* : Adjoint-e en gestion administrative

Fonction référentiel interne : F105 – Agent-e de scolarité ou de formation

* REME, REFERENS, BIBLIOFIL

Fiche descriptive du poste

Catégorie : C

Corps : ATRF

BAP : J

Groupe de fonction IFSE : Cc 2

Affectation

Administrative : IUT de SCEAUX – Service de la Scolarité Géographique : 8 avenue Cauchy – 92330 SCEAUX

Missions

Mission du service/positionnement hiérarchique :

Au sein du service de la Scolarité et sous la responsabilité de la cheffe de service, l’agent de scolarité en formation apprentissage, a pour principale mission d’assurer le lien entre tous les acteurs du service apprentissage     et de prendre en charge les procédures administratives. Il ou elle est en relation permanente avec les apprentis, les maîtres d’apprentissage, les tuteurs pédagogiques, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les entreprises et les Centres de formations d’Apprentissage partenaires.

Missions principales de l’agent :

1             Secrétariat pédagogique de formations en apprentissage (100 à 150 apprentis)

• Accueil, information et orientation des étudiants intéressés par la formation en apprentissage
• Aide au recrutement des futurs apprentis (suivi des dossiers de candidature, envoi de   convocations, mise à jour des listes jusqu’à finalisation de groupes d’apprentis)
• Accompagnement des candidats admissibles durant leur recherche d’entreprise (envoi des offres d’alternance, réponse aux demandes d’entreprises)
• Organisation des réunions annuelles des formations
• Affichage et transmission des informations à destination des apprentis
• Mise à jour des emplois du temps des formations
• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats sur Apogée, édition des relevés de notes et des PV de jury)

2             Relations avec les entreprises

• Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et son fonctionnement
• Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d’alternance

3             Relations avec les CFA

• Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA
• Saisie et mise à jour du calendrier d’alternance sur les logiciels des CFA
• Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d’émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA).
• Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti aux employeurs

Compétences attendues

Connaissance, savoir :

Connaissance du fonctionnement d’un établissement universitaire

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
• Adaptation à des applications informatiques spécifiques (e-CFA, YPAREO, APOGEE)
• Qualités de communication orale et écrite

Savoir-être :

• Travail en équipe
• Sens de la communication et capacité à s’adapter à un public varié (DRH, intervenants professionnels, CFA, apprentis)
• Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité

Conditions particulières d’exercice (logement, horaires spécifiques, primes, etc…) :

De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris- Saclay.

Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.

Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique

Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Encadrement : NON          

Nb agents encadrés par catégorie : 0

Conduite de projet : NON