Agent d'accueil et de gestion administrative F/H

Vous assistez le responsable et participez à l'ensemble des missions et activités du pôle dans une direction technique de 60 agents.

Ressources Humaines :
- Traiter les dossiers électroniques des agents (tri, archives…)
- Suivre et gérer les arrêtés.

Traiter les absences des agents (distribution et réceptions des formulaires et justificatifs d’absences maladie, congés exceptionnels...)
- Garantir la saisie des titres de transport dans le logiciel ASTRE et leurs justificatifs,
- Accompagner la responsable hiérarchique sur les ordres de mission.

Gestion des fournitures et EPI :
- Gérer les stocks des fournitures et des EPI,
- Traiter la demande des agents pour les fournitures et les EPI,
- Préparer les commandes nécessaires et réaliser le bon de commande avec le supérieur hiérarchique,
- Réaliser la campagne de recensement des EPI et fournitures.

Gestion des courriers :
- Correction et mise en forme des courriers
- Enregistrement et suivi des courriers sous le logiciel FAST,
- Enregistrement et suivi des courriers et parapheurs,
- Classements.

Gestion de tâche de suivi pour la PPI :
- Suivi et gestion de tableau de reporting
- Suivi et gestion de statistique concernant la PPI
- Accompagner l’assistante sur la gestion d’agenda du directeur.

Autres missions :
- Participer à l’archivage des dossiers du service Moyens Généraux,
- Participer au développement de la démarche qualité de la Direction,
- Accueil téléphonique et physique,
- Gérer les petites maintenances.

Compétences et connaissances:
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, internet, outlook, ASTRE RH, FAST et Chronogestor)
- Notions gestion des ressources humaines appréciées
- Maîtrise de l'écrit

 Savoir faire:
- Sens de l’accueil et des relations humaines,
- Réactivité, diplomatie,
- Suppléer le deuxième assistant
- Polyvalence et esprit d’équipe.

Qualités requises:
- Méthode et organisation,
- Sens de la discrétion.
- Dynamisme