Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - Affaires publiques Officier d'état civil

La Mairie du 5ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale à la Proximité et à la Relation aux Habitants, qui compte 30 agents pour une population de 49 000 habitants, se compose de 3 services : point-accueil, affaires publiques, et vie locale.
Sous la responsabilité de la responsable affaires publiques, vous êtes l’interlocuteur-trice de proximité des usagers. 
Vous travaillez sur les domaines suivants : 
cartes nationales d’identité, passeports, attestations d’accueil, état-civil (reconnaissance de paternité, mariage, PACS), stationnement, recensement militaire, élections. 
Les missions sont variées et demandent de la polyvalence, de la curiosité et un goût pour l’apprentissage. 
La personne sera formée pour obtenir ensuite la délégation d’officier de l’état civil.
Une formation sera assurée par la Mairie du 5ème mais aussi par des organismes extérieurs.
Vous êtes garant–e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité. 
Vous accueilllez et renseignez le public sur les démarches effectuables en arrondissement, et instruisez les demandes.
Accueil des usagers :
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des usagers
- Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits 
Traitement des dossiers administratifs :
- Instruction et vérification des pièces 
- Force de proposition pour améliorer le traitement des dossiers
Participation à des réunions :
- Apporter une expertise sur son domaine d'activité
- Participer à un réseau d'échange entre professionnel
- Transmettre les informations à ses collègues
Fonction de référent thématique :
- Participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe
- Conseiller techniquement les interlocuteurs
- Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
- Se tenir au courant des évolutions réglementaires et transmettre aux collègues
 Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique, inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal

Connaissances :
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
- Aisance sur des progiciels spécialisés : Formation en interne sur les logiciels Cityweb (logiciel état civil) Select (gestion des inscriptions électorales), Selligent (gestion de la relation à l’usager)
- Bon niveau d’expression écrite et orale
- Technique de gestion des conflits
- Des connaissances juridiques et/ou sur le fonctionnement des collectivités territoriales seront fortement appréciées
Savoir-faire - Savoir-être :
- Savoir faire circuler l’information et rendre compte de son activité
- Être en capacité de gérer des situations de stress de l’usager
Qualités :
- Esprit d'équipe mais également capacité à être autonome
- Sens de l'organisation, du classement, rigueur absolument indispensable
- Qualités relationnelles aussi bien avec les usagers que les collègues. Capacité d’empathie et d’écoute mais aussi de remise en cause. 
- Discrétion professionnelle 
- Respect du principe de neutralité du service public 
- Sens du service public