Adjoint en gestion administrative et financière

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
La Direction générale des services (DGS), forte de plus de 200 agents, est composée de 10 services sur l'ensemble des missions support d'un établissement d'enseignement supérieur (finances, ressources humaines, scolarité, logistique...) dont le service de la commande publique et le Service de la restauration.
Le poste à pourvoir est mutualisé entre le Service de la commande publique (60 %) et le Service de la restauration (40 %). Ces deux services sont directement rattachés à la Directrice générale des services.
Le Service de la commande publique contribue à la performance et à l'optimisation des achats pour l'ensemble de l'établissement. Il est composé de trois agents et gère environ 80 marchés annuels de travaux, fournitures et services.
Le Service de la restauration assure le bon fonctionnement du restaurant universitaire et de la cafétéria du campus Panthéon. Il est composé de 22 agents, dont des apprentis.
MISSION PRINCIPALE
Sous l'autorité des deux responsables de service, l'assistant administratif et financier réalise des actes de gestion administrative et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures.
ACTIVITES PRINCIPALES

Au sein du Service de la commande publique (60%) :
• Saisir les marchés, les avenants, les sous-traitants, les reconductions dans le logiciel de gestion financière SIFAC
• Établir et suivre les demandes de création de fournisseurs (SIFAC)
• Traiter et suivre les demandes de révision des prix, de sous-traitance
• Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service
• Assister l'équipe sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple)
• Classer, archiver des documents

Au sein du Service de la restauration (40%) :
• Participer à l'élaboration des outils de suivi de gestion administrative et financière du service
• Suivre l'activité administrative et financière du service et plus particulièrement des marchés, des contrats du service (factures, suivi de contrats, vérification et validation des demandes de révision des marchés du service, suivi de l'impact budgétaire des dépenses du service)
• Saisir, mettre en forme des documents divers et les diffuser sur la page intranet ou internet du service
• Assister le responsable du service sur des tâches administratives courantes (rédaction de courriers, par exemple)
• Assurer l'archivage administratif (courriers, copies pièces marchés, bons de commandes, facture, devis ...)

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : services administratifs de la DGS dont principalement le service finances, plus occasionnellement les services techniques connexes (service informatique, service sécurité ...)
Externes : les entreprises participant aux consultations de marchés publics, les services administratifs et/ou comptables des prestataires et des entreprises sous contrats avec l'Ecole normale supérieure - PSL
COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : CAP en gestion administrative
Expérience professionnelle : tous niveaux d'expérience
Connaissances :
• Environnement et réseaux professionnels
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable
• Notions de base concernant les règles de la commande publique
• Formalisme de la rédaction administrative
• Une connaissance des logiciels spécifiques à l'activité « commande publique » serait particulièrement appréciée (SIFAC, PLACE, notamment)

Compétences techniques :
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, notamment)
• Rédiger des documents
• Enregistrer et classer les documents
• Appliquer des règles de gestion financières
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, PLACE,.. )



Compétences comportementales :
• Sens de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de l'organisation
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Adaptabilité

AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir le : 1er mars 2026
Lieu de travail : 29 rue d'Ulm – 75005 PARIS
Quotité de travail : 100% (temps plein)
Poste ouvert aux contractuels (CDD de 3 ans – Rémunération selon grille et expérience)



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