Adjoint au Directeur de cabinet / Secrétaire du Conseil H/F

Rôle d’Ile-de-France Mobilités :

Île-de-France Mobilités imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Adjoint au Directeur de cabinet / Secrétaire du Conseil -  H/F – Poste de catégorie A.

Présentation du Cabinet :

Le Cabinet est rattaché directement à la direction générale.

Le Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d’Ile-de-France Mobilités et ses interfaces avec l’extérieur.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

• assurer une interface régulière avec les administrateurs d’Île-de-France Mobilités et les partenaires institutionnels , en lien étroit avec le Directeur Général et les autres directions et gérer le protocole ;
• organiser les conseils d’administration et coordonner les directions dans le cadre des différentes instances de validation des dossiers soumis au vote  du conseil ;
• coordonner la gestion du courrier et suivre, auprès des services, les courriers à enjeux institutionnels et politiques ;
• valider l’ensemble des courriers produits par les directions et soumis à l’exécutif, en garantissant un haut niveau de qualité rédactionnelle ;
• être une source d’informations et de communication transversale (renseignements, contacts, base de données) ;
• coordonner la gestion de crise ;
• gérer les relations internationales (organiser l’accueil de délégations étrangères…)
• gérer les relations institutionnelles (coordination des représentations d’ïle-de-France Mobilités)

Activités :

Sous la responsabilité hiérarchique du/de Directeur de cabinet – secrétaire du conseil, le-la titulaire contribue, en lien avec le directeur, à l'élaboration des orientations stratégiques de la direction dans son périmètre de responsabilité.

Le directeur de cabinet-secrétaire du conseil et l’adjoint ont tous les deux autorité hiérarchique sur l’ensemble des agents de la direction. L’adjoint est lui-même placé sous l’autorité hiérarchique du directeur.

En chaque début d’année, le directeur de cabinet – secrétaire du conseil et l’adjoint se répartissent, au regard des sujets, les agents pour leur encadrement opérationnel, la fixation des objectifs annuels et leur évaluation de fin d’année.

A ce titre, il-elle : 

• participe à la coordination des activités de la direction et à  l’encadrement des agents en lien avec le directeur de cabinet,
• coordonne la prise de décision en garantissant la remontée et redescente d’information entre son équipe et sa direction,
• assure le pilotage au sein de la direction de certains dossiers définis avec le directeur de cabinet,
• peut assurer le pilotage de projets en lien avec les autres directions/départements et participer à des projets pilotés par d’autres directions/départements,
• anime des réunions ou des groupes de travail,
• assure les interfaces avec les partenaires extérieurs,
• participe à la stratégie de la direction,
• assure la capitalisation des savoirs de son périmètre,
• assure l’intérim du directeur en son absence.

Connaissances mobilisées :

• règles juridiques d’élaboration des actes administratifs,
• organisation et gestion des assemblées délibérantes,
• connaissance des dispositifs et des modes d’intervention des différents partenaires sur le champ du développement territorial,
• notions du cadre réglementaire régional, national et européen des dispositifs de transport et déplacements,
• maîtrise du code des marchés publics et des règles d’achat public.

Compétences requises :

• organiser, coordonner, déléguer,
• décliner des orientations stratégiques en objectifs opérationnels ;
• hiérarchiser les priorités ;
• animer des équipes ;
• assurer un reporting ;
• gérer des ressources,
• négocier,
• concerter,
• innover
• rédiger,
• communiquer à l’oral,
• faire preuve de sens pédagogique,
• animer des réunions ou des groupes de travail,
  • savoir travailler en transversalité avec les autres départements,
  • piloter des ressources externes.

Profil du-de la candidat- e :

Expérience :

• Diplômé de l’enseignement supérieur de type sciences Po ou administration publique,

• expérience confirmée au contact d’élus et si possible en assemblée en collectivité territoriale

Conditions : emploi ouvert aux fonctionnaires de catégorie A des trois fonctions publiques.