Technicien en gestion administrative F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé • https://sante.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Le département d’orthophonie est composé d’une directrice de la pédagogie, d’un PAST mi-temps , d’un enseignant MCU et de trois secrétaires.

Présentation du: Au sein de l’UFR 967 de Médecine, le Département Universitaire d’Enseignement et de Formation en Orthophonie organise le test d’accès à la formation (2700 candidats pour un numérus clausus de 120 places) et gère la formation des orthophonistes (612 étudiants, 150 intervenants, 5 000 heures de cours).

Localisation : Site Pitié Salpêtrière – Bâtiment de Stomatologie

91-105 BD DE L HÔPITAL 75013 Paris

Libellé de Fonctions : Technicien en Gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien-ne

BAP :  J

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

CDD de 7 mois, du 6 janvier au 31 juillet 2025.

Mission : Secrétariat et Gestion administrative

Activités principales :

• Accueillir le public
• Gérer les stages : contrôle des conventions de stages, validations des stages, création des PV
• Gérer le planning L1-L2 de l’année en cours (changement de salles, d’horaires…) et élaboration des plannings de l’année N+1
• Gérer et suivre les commandes sous SIFAC : élaborer les bons de commandes, suivi des livraisons, suivi des besoins du département et contact avec les fournisseurs.
• Gérer l’ENT (Moodle) : mise en ligne et mises à jour
• Gérer et Valider  les conventions de stage , plateforme stages  L1-L2
• Gérer les sujets d’examen terminaux L1-L2: demandes des sujets, mise en forme et retour de tous les sujets à la scolarité
• Gestion des contrôles continus des L1-L2: Demandes des sujets, mise en forme, photocopies, réservations des salles, surveillance si nécessaire et saisie des notes sous Apogée
• Procéder à l’archivage des pièces administratives
• Réaliser tous les  travaux de secrétariat
• Élaboration des plannings, participer à la journée des entretiens oraux et saisir les notes

Encadrement : Non

Conditions particulières d’exercice :

• Dépassements d’horaires en périodes chargées, notamment pendant les examens, concours.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de l’UPMC
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire requis :

• Avoir une bonne maîtrise de la communication écrite et orale, expérience en scolarité ou en financier souhaitée
• Savoir gérer des bases de données et utiliser des outils numériques
• Connaissances générales des techniques de secrétariat

Savoir-faire :

• Planifier son activité
• Utiliser les logiciels   SIFAC & MOODLE
• Être rigoureux dans son travail
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier  et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation