Secrétaire pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Gestion d’un secrétariat de formation, sous la hiérarchie du Responsable du Pôle Pédagogie.

Missions principales de l’agent·e :

• Être l’interface des usagers (principalement étudiants·es et enseignants·es) en organisant notamment des permanences d’accueil et en assurant le lien avec les autres services
• Diffuser de manière ciblée les informations (par voie d’affichage ou dématérialisée)

• Gérer l’espace numérique dédié aux formations, alimenter le système d’information lié à la scolarité et contribuer à sa fiabilisation : inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des résultats…
• Gérer les procédures administratives liées aux stages
• Proposer les emplois du temps, les mettre à jour et procéder aux réservations
• Gérer le calendrier des activités et en contrôler les échéances, en particulier vérifier la compatibilité des examens entre formations, la gestion des plannings des UE mutualisées
• Organiser les réunions de jurys : remontées des notes, impact des absences, édition des procès-verbaux de jury...
• Participer à la modélisation et mise à jour des évolutions de l’offre de formation de l’UFR dans le logiciel dédié à la scolarité, créer les maquettes de PV
• Assurer le suivi administratif : mettre en place le suivi du contrôle d’assiduité, accompagner les étudiants·es bénéficiant d’un aménagement d’études, constituer les groupes en fonction des choix d’options des étudiants·es
• Organiser les examens, la consultation des copies et des résultats ; Assurer l’édition et la délivrance des relevés de notes ainsi que des attestations de réussite à l’année

• Partager ses connaissances et mobiliser ses compétences relatives à l’environnement, aux outils, aux procédures et circuits
• Faire remonter des propositions à son chef de service dans une optique d’amélioration continue du service rendu aux usagers et des liens interservices

• Participer à l’accompagnement des nouveaux arrivants, les former notamment sur les procédures mises en place
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir du système d'information
• Archiver, classer et trier les documents relatifs aux activités du service
• Participer aux réunions réseau
• Participer aux opérations collectives de la structure (campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, élections, journées portes ouvertes…).

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
• Connaître la réglementation en matière de scolarité, examens et concours
• Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• S’intégrer dans une structure hiérarchique
• Travailler en équipe
• Organiser et planifier le travail, hiérarchiser et gérer les priorités
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques au domaine

Savoir-être :

• Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
• Savoir être rigoureux, discret, ponctuel
• Avoir le sens du relationnel et de l’accueil
• Capacité à assurer la continuité du service